Convocatorias y actas

Convocatorias: son anuncios o escritos mediante los que se convoca a los miembros de la sociedad a participar en actividades comunes como reuniones o juntas ordinarias y extraordinarias. Deben aparecer indicados el lugar, día, hora y orden del día.

Actas: son documentos que sirven para certificar o dejar constancia oficial de todo lo que se ha tratado y acordado en una junta. Debe haber una persona encargada de redactarlas, que es el secretario. Las actas deberán transcribirse en un libro de actas; la estructura es: encabezamiento, asistentes, orden del día, acuerdos, cierre y pie.

Libros exigidos por el Código de Comercio

Libros exigidos por el Código de Comercio:

• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa; se transcriben trimestralmente los balances de comprobación de sumas y saldos y, anualmente, el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
• Libro Diario: registra día a día todas las operaciones relativas al ejercicio de la empresa. Será válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, siempre que estas operaciones aparezcan detalladas en otros libros registro concordantes.
• Libro de Actas: constarán al menos todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los de los órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, resumen de los asuntos debatidos, intervenciones, los acuerdos y los resultados de la votación.
• Libros de Socios: dependen del tipo de sociedad (por ejemplo, Libro Registro de Acciones Nominativas o Libro Registro de Socios).

Libros exigidos por la normativa tributaria

Libros exigidos por la normativa tributaria:

• Libro Registro de facturas emitidas: registra las facturas emitidas por los sujetos pasivos del impuesto.
• Libro Registro de facturas recibidas: registra las facturas recibidas correspondientes a bienes adquiridos y servicios recibidos en el ejercicio de su actividad.
• Libro Registro de Bienes de Inversión: registra de manera individual cada uno de los bienes de inversión.
• Libro Registro de determinadas operaciones intracomunitarias: deberán constar la operación y su fecha de realización, la descripción de los bienes objeto de esta, el destinatario y el Estado miembro de origen o destino de los bienes.

Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil

Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil: los administradores de las sociedades que estén obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales han de presentar éstas para su depósito en el Registro Mercantil de su domicilio dentro del mes siguiente a su aprobación. Deberán presentarse los siguientes documentos: solicitud firmada por el presentante, certificación del acuerdo de aprobación de las cuentas, un ejemplar de las cuentas anuales, un ejemplar del informe de gestión y, en su caso, un ejemplar del informe de los auditores de cuentas. Estos documentos deberán presentarse en el plazo de 15 días siguientes a la fecha del asiento de presentación de las cuentas anuales.

Conservación de la documentación

Conservación de la documentación:

• Código de Comercio: establece que los empresarios conservarán la documentación correspondiente a su negocio, ordenada, durante 6 años, a partir del último asiento realizado. El empresario está sujeto a esta obligación aunque cese en el ejercicio de sus actividades.
• Ley General Tributaria: en dicha materia prescribirán a los 4 años los derechos de la Administración. A efectos del IVA, las facturas o documentos sustitutivos deben conservarse 4 años.
• Ley del Impuesto sobre Sociedades: establece que las bases imponibles negativas que hayan sido objeto de liquidación o autoliquidación podrán ser compensadas con las rentas positivas de los periodos impositivos que concluyan en los 15 años inmediatos y sucesivos.
• Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social: deben conservarse durante 4 años la documentación, los registros o los soportes informáticos en los que se hayan transmitido los datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia social.

Obligaciones de las empresas (Protección de Datos)

Obligaciones de las empresas:

• Inscribir los tratamientos en el Registro de Protección de Datos existente en la Agencia Española de Protección de Datos cuando proceda.
• Informar a los afectados de que sus datos figuran en un archivo, indicar su finalidad y solicitarles el consentimiento para poder tratar sus datos cuando sea necesario.
• No ceder los datos sin el expreso consentimiento de sus titulares.
• Guardar secreto y mantener la confidencialidad de los datos recogidos (tanto para la empresa como para sus trabajadores).
• Adoptar, en la conservación de datos, las medidas de seguridad exigidas por la legislación.
• Permitir a los titulares de los datos el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Derechos de las personas

Derechos de las personas:

• Derecho de información y consentimiento del afectado.
• Consulta gratuita al Registro de Protección de Datos.
• Acceso a sus datos.
• Rectificación y cancelación de sus datos de carácter personal cuyo tratamiento no se ajuste a lo dispuesto en la ley y, en particular, cuando tales datos resulten inexactos o incompletos.
• Derecho a indemnización.

Documentos contables

Documentos contables: los documentos contables se elaboran aplicando el denominado método contable, que consiste en un conjunto de principios e hipótesis que permiten garantizar el cumplimiento de los objetivos de la contabilidad.

• Principio de partida doble: supone que todo suceso contable afecta como mínimo a dos cuentas, ya que no puede haber partida sin contrapartida.
• Principio de valoración: todas las operaciones contabilizadas deben expresarse en unidades monetarias para poder ser valoradas.

La información contable deberá ser representada de forma uniforme y accesible. A lo largo del ejercicio se van elaborando los libros de contabilidad (diario, mayor e inventarios y balances).

Cuentas anuales

• Balance: recoge el activo, el pasivo y el patrimonio neto de la empresa.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: recoge el resultado del ejercicio, separando ingresos y gastos.
• Estado de cambios en el patrimonio neto: la primera parte refleja los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio; la segunda contiene todos los movimientos en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo: pone de manifiesto los cobros y pagos realizados por la empresa.
• Memoria: completa la información contenida en los documentos de las cuentas anuales.

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