Desarrollo de Sistemas de Clasificación

1. El Sistema de Clasificación

En archivos históricos será necesario crear los cuadros de clasificación apropiados para la organización de sus fondos, ya que los encargados del tratamiento de la documentación son archiveros profesionales.

En sistemas de gestión documental de carácter integral, en los que se pretende controlar los documentos de una institución desde el momento en que son creados, cualquier persona de la institución puede tener responsabilidades en el uso de los documentos. Para ello, será preciso crear una serie de herramientas complementarias al cuadro de clasificación para facilitar su aplicación. Es necesario diseñar un sistema de clasificación más complejo que incluya dos actividades:

1. La creación del cuadro de clasificación
2. El desarrollo de elementos complementarios para su uso
   • Instrumentos de ayuda.
   • Plan de formación.

2. La Creación del Cuadro de Clasificación

2.2 Fase 2. Identificación de Productores

2.2.1. Concepto de Identificación Documental

Cuando sea necesario crear un cuadro de clasificación nuevo, será preciso llevar a cabo una actividad previa denominada identificación documental.

Es “la fase del tratamiento archivístico orientada a la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo” (Diccionario, 1997).

Se trata de una actividad de carácter intelectual, desarrollada por los archivos centrales, en la que se realiza el análisis, el estudio y la investigación de dos elementos:

• La estructura y las funciones de las instituciones productoras: entidades, administraciones, instituciones, gobierno.
• La composición y características de las agrupaciones documentales: agrupaciones documentales (fondo, división de fondo, serie, subserie, etc.)

La identificación es un trabajo de investigación que se realiza con el fin de adquirir un conocimiento global de la institución productora. También se recopilan las series documentales.

2.2.2. Metodología de Identificación de Productores

La primera actividad de identificación se dedica al estudio de los organismos productores:

1. Un estudio institucional del organismo productor, examinando su origen y evolución histórica.
2. Un análisis particularizado de cada unidad productora de documentos, valorando.

La finalidad de este documento es registrar, de forma sistemática, la siguiente información:

1. Identificación precisa de cada unidad productora.
   • Denominación.
   • Fechas de creación y supresión.
2. Funciones y competencias de cada unidad productora.
   • Funciones y competencias exclusivas.
   • Funciones y competencias compartidas.
3. Estructura orgánica de la institución.
   • Nivel superior de dependencia.
   • Unidades inferiores dependientes.
   • Información complementaria sobre la estructura de la institución.
4. Evolución de la institución.
   • Organismos anteriores con las mismas competencias.
   • Organismos sucesores con las mismas competencias.
5. Series generadas por cada unidad productora.
6. Cualquier información útil para el tratamiento documental.
7. Fuentes bibliográficas y legislativas de las que se ha obtenido la información.

2.2.3. Fuentes de Información

Las fuentes para localizar la información necesaria para llevar a cabo el proceso descrito son aquellas que permitan conocer la organización interna de la institución y el modo en que esta desarrolla sus competencias.

1. Documentos de fundación, estatutos y reglamentos internos.
2. Boletines y diarios oficiales (BOE, DOE o los Boletines Oficiales de las Provincias, tanto impresos como informatizados).
3. Bases de datos o repertorios legislativos (Aranzadi, Alcubilla o la base de datos Iberlex; Legislación Histórica de España).
4. Estudios y publicaciones de la propia institución.
5. Estudios y publicaciones sobre la institución.
6. Obras de referencia de carácter general o especializado (Diccionarios de Historia de España, Enciclopedia de España).

Para una institución de carácter privado son fundamentales sus estatutos y documentos de organización interna, mientras que para un organismo de la administración pública son los boletines y diarios oficiales que recogen las disposiciones relativas a sus competencias y organización.

2.3 Fase 3. Identificación de Series Documentales

Definir las series es importante porque constituyen el nivel básico del cuadro de clasificación; cuando creamos un cuadro de clasificación, establecemos una estructura para las series.

El proceso de identificación de series depende del carácter y de su localización.

• En el caso de series abiertas, cuya tramitación no ha finalizado y que se encuentran en los archivos de oficina o fraccionadas entre los archivos de oficina y los centrales e intermedios, es recopilar datos relativos a su ubicación, su incremento y su uso.
• En el caso de series cerradas, cuya tramitación ha finalizado y que se encuentran concentradas en un único archivo, bastará con recoger los datos específicos de la serie.

Información a recoger sobre la serie documental:

1. Denominación precisa de la serie. Se recomiendan las siguientes pautas:
   • Hay que evitar expresiones genéricas del tipo: expedientes, escritos.
   • La denominación debe ser representativa (del conjunto de documentos de la serie o subserie).
   • La denominación debe ser breve e informativa.
2. Definición de la serie documental, señalando el uso y la finalidad.
3. Unidad productora. El nombre de la unidad productora debe coincidir con el nombre indicado en las fichas de identificación de organismos.
4. Atribución por la que se crea la serie, es decir, función que da lugar a la aparición de los documentos. Esta información resultará de utilidad para realizar una clasificación funcional.
5. Cantidad de documentos conservados, indicada en número de cajas, de unidades.
6. Fechas extremas, señalando los años de inicio y finalización de la serie documental. En el caso de series abiertas, el año en que comienza la serie.
7. Legislación y normativa. Recopilar aquellas disposiciones legales y reglamentarias que afecten a la tramitación y la conservación de la serie documental.
8. Tramitación de la serie. Se describirá de forma detallada el proceso de tramitación que sigue la serie documental.
9. Documentos que integran la serie. Si la serie está formada por expedientes, se indicarán los documentos básicos que integran el expediente. Si la serie está formada por unidades documentales simples, no será preciso señalar.
10. Ordenación de la serie. Criterios para ordenar las unidades documentales que integran la serie.
11. Información de utilidad para la valoración (series relacionadas, plazos de tramitación, etc.).
12. Serie documental antecedente: Aquella que fue generada con anterioridad para tramitar los mismos asuntos.
13. Serie documental posterior: Aquella que continúa a la serie objeto de identificación.
14. Identificación de ejemplares principales y secundarios: En el caso de series documentales duplicadas, es conveniente analizar todas ellas y determinar cuál tendrá el carácter de principal por ser la serie que puede ser utilizada para justificar legalmente los actos recogidos en los documentos.

2.4 Fase 4. Creación de la Estructura Jerárquica

Será necesario realizar dos actividades:

1. Definición de la estructura jerárquica de divisiones de fondo. Las secciones y subsecciones se establecerán teniendo en cuenta la estructura o las funciones del productor. Es conveniente no hacer demasiadas subdivisiones. Las divisiones se estructurarán por su importancia o jerarquía.
2. Ordenación de series. En cuanto a la ordenación de las series dentro de cada división de fondo en el cuadro de clasificación, no existe un criterio único.

2.5 Fase 5. Elección del Sistema de Codificación

Los códigos del cuadro de clasificación pueden ser de diferente tipo:

• Codificación numérica. Secuencia de los números naturales. Pueden ser:
  • Códigos numéricos consecutivos
  • Bloques numéricos agrupados jerárquicamente
• Codificación alfabética. Secuencia natural de las letras del alfabeto.
• Codificación alfanumérica. Resultado de las combinaciones de los tipos anteriores.

Cualquiera de los sistemas apuntados es válido. El sistema elegido debe presentar tres características:

1. Debe ser poco complejo.
2. Debe ser flexible.
3. Debe ser representativo.

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