Elementos Esenciales de la Comunicación

Para que se produzca un proceso completo de comunicación, deben intervenir los siguientes elementos clave:

• Emisor: Es la persona que transmite el mensaje, ya sea de forma oral o escrita.
• Receptor: Es la persona que recibe el mensaje. Debe descodificarlo de manera eficiente para comprender la información contenida en él.
• Mensaje: Es la información que el emisor transmite al receptor.
• Código: Es el sistema de señales y signos que nos permite entender y comprender el mensaje.
• Canal: Es el medio a través del cual el mensaje enviado por el emisor llega al receptor.
• Retroalimentación (feedback): Es la respuesta del receptor que nos asegura que ha recibido el mensaje.

El Proceso de Comunicación Efectiva

En todo proceso de comunicación, es fundamental seguir estos pasos:

• Decidir qué queremos comunicar.
• Identificar a las personas a las que nos dirigimos.
• Establecer una estrategia clara.
• Disponer del tiempo suficiente para que nuestro interlocutor pueda comprender el mensaje y podamos aclarar cualquier duda que pueda tener.

Clasificación de las Comunicaciones

Las comunicaciones pueden clasificarse de diversas maneras, atendiendo a distintos criterios:

• Según el lenguaje utilizado:

  • Comunicación verbal: Se utilizan palabras para codificar el mensaje.
  • Comunicación no verbal: La información nos llega a través de signos distintos a las palabras (gestos, posturas, etc.).
  • Comunicación escrita: Se utiliza la escritura como medio de comunicación.

• Según el fin que persigue el mensaje:

  • Comunicación impersonal
  • Comunicación expresiva
  • Comunicación funcional
  • Comunicación retroalimentaria

• Según el núcleo humano donde se genera:

  • Comunicación intrapersonal: Consigo mismo.
  • Comunicación interpersonal: Entre dos o más personas.
  • Comunicación grupal: Dentro de un grupo.

Objetivos de la Comunicación

Al establecer los objetivos de la comunicación, hay cuatro aspectos fundamentales a tener en cuenta para asegurar que sean alcanzables:

• Objetivo complementario: El resultado debe ser igualmente satisfactorio tanto para nosotros como para nuestros interlocutores.
• Plazos: Es crucial conocer los plazos de los que disponemos para cumplir los objetivos establecidos.
• Recursos necesarios: Asegurarse de contar con los recursos adecuados para llevar a cabo la comunicación.
• Fijar objetivos positivos: Es imprescindible tener claro qué se quiere alcanzar y que los objetivos sean formulados de manera afirmativa.

Barreras de la Comunicación

Las barreras de la comunicación son cualquier elemento que dificulte la correcta transmisión y recepción de un mensaje entre personas, departamentos o empresas. Identificarlas es crucial para una comunicación efectiva.

Tipos de Barreras de la Comunicación:

• Barreras en el Emisor:

  Consideradas de las más importantes, incluyen:

  • Mala vocalización.
  • Errores al usar el lenguaje.
  • No expresar verbalmente el mensaje de forma precisa.
  • Usar un volumen de voz que no se adapte al entorno.
  • Utilizar un lenguaje muy técnico al que el receptor no esté acostumbrado.
  • Emplear conceptos contradictorios.
  • Falta de coherencia entre el lenguaje verbal y el no verbal.
  • Existencia de varios emisores contradiciéndose entre sí.

• Barreras en el Receptor:

  Asociadas a problemas de actitud o mal comportamiento, como:

  • Sacar conclusiones de antemano.
  • Falta de atención.
  • Tendencia a ignorar lo que no se quiere oír.
  • Tener prejuicios hacia el emisor.
  • Retener información de poca importancia y olvidar el mensaje principal.
  • Preguntar o responder antes de que el emisor termine su exposición.
  • Deformar el mensaje por experiencias anteriores, estados de ánimo o suposiciones.

• Barreras en la Transmisión del Mensaje:

  Un exceso de información puede provocar una sobrecarga en el receptor, llevando a una descodificación errónea.

• Barreras en la Retroalimentación:

  Cuando el emisor no recibe respuesta, la comunicación se vuelve unilateral, incluso si en su inicio no lo era.

• Barreras en el Lenguaje (Semánticas):

  Las palabras pueden tener significados diferentes para distintas personas. La edad, los estudios y el nivel cultural son variables que influyen en el lenguaje utilizado y en el significado asignado a las palabras.

• Barreras Fisiológicas:

  Impiden emitir o recibir un mensaje con claridad y precisión debido a defectos físicos tanto del emisor como del receptor.

• Barreras Psicológicas:

  Incluyen:

  • No tener en cuenta el punto de vista de los demás.
  • Sospecha o aversión ante lo que se transmite.
  • Preocupación o emociones ajenas al trabajo.
  • Timidez.
  • Explicaciones insuficientes.
  • Sobrevaloración de sí mismo.

• Barreras Físicas:

  Se deben a motivos físicos como largas distancias, interferencias en la comunicación telefónica, ruidos ambientales, etc.

• Barreras Administrativas:

  Causadas por una estructura organizativa ineficaz que provoca una mala planificación y deficiencias en la utilización de los canales de comunicación.

Conceptos Adicionales en Comunicación y Entorno Laboral

Protocolo

El protocolo es un conjunto de normas o reglas establecidas por decreto o costumbre que se utilizan en los actos oficiales o solemnes.

Tratamientos

Los tratamientos son formas de dirigirse a las personas, adaptándose al contexto y la relación:

• Tuteo: Utilizado en situaciones de confianza.
• Usted: Empleado con personas a las que tratamos por primera vez o en contextos formales.
• Don/Doña: Para personas de rango superior, mayores o en señal de respeto.
• Señor/Señora: Para personas de igual o inferior rango, o en un contexto general de cortesía.

Relaciones Laborales

Las relaciones laborales son el conjunto de normas que tienen por objeto regular las interacciones entre los trabajadores, los empresarios y el Estado, dentro de un contexto socioeconómico determinado.

Normas de Convivencia Laboral

Para conseguir un ambiente de trabajo agradable y productivo, es importante seguir estas normas de convivencia laboral:

• Modificar nuestra conducta para adaptarnos al entorno.
• Proponer soluciones ante un conflicto.
• Evitar actitudes negativas.
• Dedicar tiempo a los compañeros para fomentar la cohesión.

Flujos de Comunicación

Los flujos de comunicación se refieren a la dirección en la que se transmite la información dentro de una organización:

• Comunicación Vertical:

  Se produce cuando la comunicación se transmite de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba.

  • Descendente: La comunicación se produce desde los puestos superiores hacia los inferiores.
  • Ascendente: La comunicación fluye desde los puestos inferiores hacia los superiores.

• Comunicación Horizontal:

  Tiene lugar entre personas con puestos que están en el mismo nivel jerárquico.

La Comunicación Empresarial

La comunicación empresarial es un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se da entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización. Todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápidamente sus objetivos.

Etiquetas: barreras de comunicación, Comunicacion, Comunicación empresarial, elementos de comunicación, Tipos de comunicacion