Sistema Presupuestario y Control de Gestión: Conceptos y Aplicación

1. Definición de Sistema Presupuestario y sus Etapas

Un sistema presupuestario es una herramienta fundamental para la planificación y el control financiero de una organización. Su implementación se desarrolla a través de varias etapas clave:

• Proceso de Planificación: En esta etapa se define el rumbo de la organización: su misión, visión, objetivos y estrategias. El presupuesto debe estar en total concordancia con estos elementos. El propósito es minimizar imprevistos y riesgos, optimizando el uso de todos los recursos organizacionales (humanos, financieros, materiales, etc.).
• Proceso de Formulación Presupuestaria: Aquí se interpreta la planificación estratégica para elaborar el presupuesto detallado.
• Proceso de Ejecución Presupuestaria: Esta etapa marca el inicio de la implementación y el funcionamiento del presupuesto.
• Proceso de Control de Gestión: En esta fase se mide, verifica y se implementan las acciones correctivas necesarias para asegurar el cumplimiento de lo presupuestado.

2. Etapas para el Diseño de un Sistema de Control de Gestión

El diseño de un sistema de control de gestión eficiente implica los siguientes pasos:

1. Determinación de la Unidad de Análisis: Consiste en dividir la organización en centros de responsabilidad para ejercer un control más efectivo. La idea es integrar el control de gestión con la segmentación estratégica del negocio.
2. Selección de Estándares de Desempeño: Se integra el proceso de planificación con el control de gestión. La medición se puede realizar a través de indicadores financieros o no financieros. Es crucial tener claridad en la elaboración del presupuesto para esta integración.
3. Desarrollo de Capacidad de Seguimiento: Define cómo se realizará el análisis de resultados, las acciones correctivas y las actividades de seguimiento. Se integra todo el sistema de información (datos estadísticos, evaluaciones de resultados, bases de datos) con el control de gestión.
4. Influencia sobre la Conducta Deseada: Implica el manejo de los recursos humanos, incluyendo recompensas y calificaciones, para lograr un control de gestión eficiente. Se integran los incentivos del personal en beneficio del control de gestión.

3. Definición de Sistema de Control de Gestión

Un sistema de control de gestión es un conjunto de procedimientos que representan un modelo organizativo concreto, diseñado para llevar a cabo la planificación y el control de las actividades empresariales.

4. Explicación del Balanced Scorecard (BSC) y sus Ventajas

El Balanced Scorecard (BSC) es un sistema de gestión estratégica basado en mediciones que permite poner en práctica la estrategia organizacional a partir de un conjunto de objetivos estratégicos e indicadores para verificar su cumplimiento. Su propósito es traducir la estrategia en acciones concretas y medibles en todos los niveles de la organización, bajo la premisa de que «si no es posible medir, no es posible gestionar».

Ventajas del Balanced Scorecard:

• Permite alinear la estrategia con objetivos y acciones concretas.
• Obliga a medir lo que se hace.
• Ofrece transparencia respecto a las actividades en curso.
• Compromete a toda la organización.
• Es compatible con la aplicación de otras herramientas de gestión, como sistemas de gestión de calidad o implementación de normas.
• Es integral, ya que abarca todas las unidades de la organización, tanto en la elaboración, seguimiento como en la implementación de la estrategia.
• Provee a la organización un estilo de pensamiento dinámico y participativo.

Balanced Scorecard: Implementación y Perspectivas

1. Diferencias entre el Modelo Tradicional de Control y el Balanced Scorecard (BSC)

Existen contrastes significativos entre el enfoque tradicional de control y la metodología del Balanced Scorecard:

• Modelo Tradicional:
  • Se asignan responsables y fechas límite para el cumplimiento.
  • Presenta riesgos de no implementar la estrategia debido a:
    • El corto plazo prevalece sobre el largo plazo.
    • Se prioriza lo urgente sobre lo estratégico.
    • Se separa lo táctico de lo estratégico.
  • Los responsables pueden enfrentar falta de tiempo y una mentalidad de que no podrán lograr los objetivos.
• Balanced Scorecard (BSC):
  • Introduce una estructura metodológica que impulsa a toda la organización a avanzar en una misma dirección.
  • Permite traducir la estrategia en acciones concretas y medibles para todos los niveles de la organización.
  • Integra el corto plazo con el largo plazo, obligando a que todas las decisiones a corto plazo se alineen con los objetivos a largo plazo.
  • Permite alinear la organización con la estrategia, asegurando que todos los niveles contribuyan a su desarrollo.
  • Establece un proceso dinámico y riguroso para llevar la estrategia a la acción.

2. Herramientas Básicas del Balanced Scorecard y sus Elementos

Las dos herramientas fundamentales del BSC son:

1. Mapa Estratégico:

   Es un gráfico que ilustra cómo se relacionan los objetivos estratégicos a través de las diferentes perspectivas, siguiendo una lógica ascendente. Para su elaboración, es fundamental tener claridad sobre la misión y visión de la organización.

   Los objetivos estratégicos se derivan de las estrategias, que son el plan de acción para cumplir con la visión y misión. La clave es relacionar estos objetivos con las perspectivas del BSC.

   Elementos del Mapa Estratégico:

   • La Misión
   • La Visión
   • Objetivos Estratégicos por Perspectivas
2. Tablero de Mando (o Cuadro de Mando Integral):

   Elementos del Tablero de Mando:

   • Perspectivas
   • Objetivos
   • Indicadores
   • Metas
   • Programas de Acción

3. Definición de las Cuatro Perspectivas del BSC y Ejemplos

El Balanced Scorecard se estructura en torno a cuatro perspectivas interconectadas:

1. Perspectiva Financiera:

   Busca responder a preguntas como: «¿Cómo deberíamos aparecer ante nuestros accionistas o dueños para tener éxito?» y «¿La parte financiera está contribuyendo realmente a la formulación de la estrategia?».

2. Perspectiva del Cliente:

   Se enfoca en identificar a los clientes y el mercado. Responde a la pregunta: «¿Cómo deberíamos aparecer ante nuestros clientes para alcanzar nuestra misión y visión?».

3. Perspectiva de Procesos Internos:

   Aborda la interrogante: «¿En qué procesos internos debemos ser excelentes para satisfacer a nuestros accionistas y clientes?». Considera toda la cadena de valor, buscando que cada proceso dentro de la empresa genere valor para accionistas y clientes, incluyendo el proceso productivo en sí.

4. Perspectiva de Formación y Crecimiento:

   Se pregunta: «¿Cómo mejorar nuestras capacidades y habilidades para potenciar nuestra misión y visión?». Incluye aspectos como infraestructura, habilidades del personal y tecnología. Sus fuentes principales son:

   • Personas: Satisfacción y capacitación del personal.
   • Sistemas: Forma en que se recopila la información, sistemas de gestión y todos los sistemas que participan en la organización.
   • Cultura y Políticas: Mejoramiento de incentivos, infraestructura y tecnologías.

Ejemplos de Objetivos Estratégicos por Perspectiva:

• 1º Financiera:
  • Aumentar los ingresos por venta.
  • Aumentar el porcentaje de rentabilidad.
  • Disminuir los costos.
  • Reforzar la política de control de gastos.
  • Retornar la inversión del accionista.
• 2º Clientes:
  • Aumentar la satisfacción de los clientes.
  • Mejorar la política de fidelización de los clientes.
  • Mejorar la atención al cliente.
  • Aumentar el número de clientes.
• 3º Procesos Internos:
  • Disminuir los tiempos de respuesta.
  • Aumentar la calidad del producto.
  • Mantener y mejorar el equipamiento.
  • Ampliar la gama de productos.
  • Implementar normas de calidad.
  • Mejorar la cadena de valor.
• 4º Formación y Crecimiento:
  • Aumentar la capacitación del personal.
  • Crear políticas de incentivo.
  • Mejorar las condiciones de seguridad del personal.
  • Mejorar los canales de comunicación interna.

4. Consideraciones para la Implementación del BSC en una Empresa

Al implementar el Balanced Scorecard, es crucial tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• Es necesario que se implemente junto con un sistema de incentivos para los empleados, ya sea por el cumplimiento de objetivos, metas, etc.
• El periodo de implementación suele ser de 3 a 5 años. El tiempo es uno de los mayores desafíos para las empresas.
• El tamaño de la organización es relevante; el BSC puede ser una herramienta demasiado compleja para ser implementada en una PYME, representando una barrera. Para organizaciones grandes, la implementación es más factible.
• También se deben considerar los costos asociados a la implementación.
• La cultura organizacional y cómo el personal percibirá y adoptará el BSC puede ser un impedimento para su éxito.

Etiquetas: Balanced Scorecard, BSC, control de gestión, sistema presupuestario