Organización Empresarial: Conceptos Clave

Organización: Es un sistema de actividades coordinadas entre dos o más personas. La cooperación es esencial para su existencia. Solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y dispuestas a actuar conjuntamente para lograr un objetivo común. Cada actividad debe relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La finalidad primordial es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.

Etapas de la Organización

La organización es susceptible de perfeccionamiento y debe estar encaminada a un fin. Consiste en el diseño y fijación de estructuras, procesos, funciones, responsabilidades, métodos y técnicas que simplifican el trabajo. El propósito es maximizar los recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos para la realización de los fines que la empresa persigue.

Importancia de la Organización

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

• Es de carácter continuo.
• Es un medio para establecer la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
• Suministra los métodos para desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Principio de Especialización

Este principio, establecido por Adam Smith, afirma que el trabajo de una persona debe limitarse a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realiza más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas.

Cómo Organizar Correctamente una Empresa

La mayoría de las empresas no rentables experimentan problemas serios en la forma en que organizan el trabajo diario. Esto se observa en negocios donde los trabajadores asumen tareas que no les competen, o bien, nadie sabe qué es lo que tiene que hacer.

Se entiende por organización el proceso de ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de un organismo, de tal manera que estos puedan alcanzar los objetivos de mejor manera.

Pasos para Conseguir Metas Propuestas

1. Tener claros los objetivos: Definir la misión, visión y objetivos a alcanzar y comunicarlos correctamente al resto de sus miembros. Deben ser sencillos, entendibles y fáciles de memorizar.
2. Tener claros los recursos de la empresa: Examinar a sus trabajadores y tener claras las herramientas con las que cuenta su empresa para lograr sus resultados, para así minimizar sus costos.
3. Hacer una lista con las actividades a realizar: Definir cuáles son prioritarias y cuáles dependen de otras, así como cuántas personas son necesarias para ejecutar cada actividad.
4. Dividir estas actividades en unidades: Especificar en qué consisten, cuánto tiempo se necesita para ejecutarlas y cuáles son los objetivos de cada una, en concordancia con las metas finales de la empresa.
5. Asignar cada actividad a la persona idónea: Elegir a la persona que podría ejecutar de mejor forma cada tarea, según sus habilidades, conocimientos y motivaciones.
6. Elegir al líder: En las empresas, es necesario tener una persona a la cabeza de todo.
7. Mantener al día la organización de la empresa: Estar atento a los cambios y renovar su empresa según sus necesidades.
8. Desarrollar un equipo: Asegurarse de que se tiene un equipo de personas con conocimientos que ayuden a administrar la empresa.
9. Documentar los procesos: Asegurarse de que se está preparado ante cualquier crecimiento que el negocio experimente. Revisar los procesos y procedimientos que cada uno en la organización lleva a cabo y documentarlos.
10. Cuidarse a sí mismo: Si no se da al cerebro y cuerpo el tiempo para recargarse, las cosas que se hagan no serán todo lo bueno que podrían ser. Dar a la mente el tiempo de enfocarse en una forma distinta energiza e inspira.

Puesto de Trabajo

Es un concepto abstracto que consiste en un conjunto de tareas que se agrupan según varios criterios. Implica la actividad por la que cada uno es contratado y a partir de la cual recibirá un sueldo que le ha sido específicamente asignado de acuerdo al esfuerzo, la cantidad de horas, la necesidad de conocimientos, el peligro que suponga, etc.

Criterios de Diseño

• Satisfacer las necesidades de la organización y su tecnología.
• Satisfacer las aptitudes y las necesidades de la persona.

Descripción del Puesto

• Totalidad.
• Funciones específicas.
• Interacción entre titulares.
• Libertad y autonomía.
• Reducción de fatiga física.
• Tecnología.
• Determinado número de actividades y/o tareas.
• Influye en el medio que lo rodea.

Evaluación de Puestos de Trabajo

Técnicas que establecen la importancia de un puesto de trabajo. Aplicar posición de jerarquía.

Principios de la Organización

(Se cumplen sí o sí)

• Autoridad
• Delegación: Dar autoridad y trabajo a otra persona. Viene dado por el cargo, no por responsabilidades. La responsabilidad no se delega. Son “Solidariamente responsables” todos los que influyan en la cadena de delegación.
• Responsabilidad
• División de trabajo: Todas las personas de una organización deben responder a un solo jefe. Se pueden aceptar 2 o más jefes mientras que las tareas sean diferentes, el único problema que se puede presentar es el tiempo.
• Unidad de mando
• Tramo de control: Establece cuánta gente subordinada debe tener cada persona a su cargo. Cuántos deberían ser (personas).
• Unidad de objetivo: Objetivos menores que apoyan al objetivo general (principal). Establecer objetivos funcionales.
• Eficiencia
• Cadena de mando: Relación en cadena de un sector, hacia abajo con todos los que se relacionan. Cuántos deberían ser (Sectores).
• Definición funcional: Importancia de las funciones dentro de una empresa. Funciones principales.

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