Léxico Documental Esencial

Acceso: Acción consistente en obtener información y conocimiento mediante la consulta de documentos y expedientes, lo que permite extraer copias y certificados de los mismos, bien de forma gratuita o a través de un pago establecido.

Acrónimo: Tipo de sigla que se pronuncia como una palabra. Por ejemplo: CIA, ICA, CNI…

Acta: Designa aquellos documentos que acreditan hechos, juicios, circunstancias o acuerdos.

Análisis documental: Actividad que consiste en extraer de un documento los datos formales y conceptuales que lo describen, creando puntos de acceso para su recuperación y términos que sirven para representar y condensar su contenido.

Anaquel: Balda.

Archivar: Conjunto de operaciones aplicadas a los documentos desde el momento de su producción para mantenerlos fiables, auténticos, íntegros y accesibles durante toda su vida útil.

Asiento: Anotación que se hace de cada información, acto, derecho o hecho en un registro o libro de asientos. Destacan los asientos bibliográficos.

Balduque: Cinta de tela, habitualmente roja, usada para atar legajos.

Biblioteca: Colección de materiales publicados en cualquier tipo de soporte y almacenados.

Cancillería: Órgano encargado en la Edad Media de expedir, sellar y registrar los documentos reales y papales, además de custodiar los sellos.

Catalogación: Proceso técnico de elaboración de un catálogo siguiendo normas de descripción archivística.

Chancillería: Máximo órgano de Castilla, con sede en Valladolid, que data del año 1371 y que fue dividida en dos jurisdicciones. Custodiaba documentos relativos al Antiguo Régimen.

Códice: Formato documental resultante de la unión de varios cuadernillos obtenidos de una hoja de papiro o bien de pergamino.

Compulsa: Copia de un documento cotejado con su original.

Conservación: Salvaguarda material de los documentos a través de su examen, preservación y restauración.

Criptografía: Modo de escritura mediante el empleo de una clave que solo conocen el emisor y el receptor del mensaje o documento, con el fin de procurar el secreto de la comunicación.

Depósito: Área del archivo destinada al almacenamiento seguro de los documentos agrupados y protegidos en unidades de instalación ubicadas en estanterías.

Desclasificación: Acceso a documentos clasificados.

Descriptor: Término empleado para representar inequívocamente los conceptos y el contenido del documento.

Documentación: Disciplina que tiene por objeto el estudio del procesamiento de la información contenida en las publicaciones, con independencia del soporte y medio empleado. Su ámbito de actuación son los centros documentales.

Donación: Entrega o cesión pura y simple de documentos sin mediación de compra o intercambio de bienes, que incluye el título legal realizado por particulares a favor de algún archivo.

Dosier: Conjunto de documentación ordenada según el asunto que se trate, cuyo fin único es proporcionar información sobre dicho asunto.

Expediente: Conjunto de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como a las diligencias encaminadas a ejecutarlas.

Expoliación: Toda acción u omisión que ponga en peligro de pérdida o destrucción documentos de conservación permanente integrantes del patrimonio documental.

Expurgo: Proceso encaminado a la destrucción de los documentos inservibles y de nulo valor para su conservación permanente.

Extracto: Resumen conciso del contenido de un documento o expediente.

Filmoteca: Archivo de películas cinematográficas y documentos sobre ellas.

Fondo documental: Concepto enunciado por primera vez en el año 1841 y que consiste en el conjunto orgánico de documentos de cualquier tipo y época recibidos por una persona, familia u organización pública o privada.

Hemeroteca: Colección de publicaciones periódicas.

Heterógrafo: Documento hecho y validado por una persona pero redactado por mano ajena.

Hológrafo: Escrito de mano del autor en origen; era un testamento escrito de puño y letra por su autor.

Inalienabilidad: Cualidad de los documentos públicos por la que no pueden ser sometidos a embargo o gravamen ni adquiridos por prescripción.

Índice: Lista ordenada de encabezamientos que ofrece información de los documentos.

Informe: Documento de estructura y extensión variables elaborado a instancias de un superior jerárquico o por solicitud de un tercero, en el que se ofrecen datos y opiniones para la elaboración de las correspondientes decisiones.

Instancia: Documento dirigido a una autoridad, institución u organismo administrativo por medio del cual se pide algo.

Legado: Tipo de ingreso extraordinario similar a la donación, pero con la diferencia de que se manda u ordena de modo testamentario, es decir, a ejecutar por unos herederos.

Legajo: Grupo de documentos protegidos por dos tapas de cartón y una cinta o balduque que los une y cierra.

Legislación archivística: Conjunto de leyes relativas a los archivos.

Lenguajes de indización: Se emplean para reflejar, sintetizar y representar el contenido de los documentos.

Microficha: Película rectangular en la que se distribuyen los fotogramas en filas y columnas, de la que se obtienen copias de soporte plástico.

Microfilme: Técnica fotográfica aplicada a la reproducción reducida de documentos sobre película en blanco y negro de alta calidad. Se conserva muy bien en condiciones de humedad y temperatura idóneas.

Obsolescencia: Cualidad de lo que está cayendo en desuso o queda anticuado.

Oficio: Documento administrativo de transmisión que se utiliza para la comunicación entre diferentes administraciones públicas.

Palimpsesto: Documento, generalmente en pergamino, escrito varias veces y borrado una o más veces por abrasión, que conserva el rastro seco de las redacciones anteriores y pueden ser leídas bajo condiciones especiales de iluminación.

Papiro: Lámina obtenida de la planta del mismo nombre que se utilizaba en la antigüedad.

Patrimonio documental: Término jurídico empleado para designar el conjunto de documentos y de fondos documentales de carácter histórico y valor permanente.

Pergamino: Piel semicurtida de cordero, oveja o animal similar, convenientemente tratada y empleada como soporte de escritura y dibujo, ya que su material es especialmente flexible, resistente y de superficie lisa. El pergamino de ternera se llamaba vitela, que era el más fino, el mejor.

Pixel: Unidad básica y homogénea que forma parte de una imagen digital.

Preservación: Conjunto de medidas y actuaciones para proteger los documentos de cualquier daño derivado de su almacenamiento.

Protocolo: Serie ordenada de escrituras y documentos autorizados y custodiados por un notario.

Publicación: Documento administrativo de transmisión consistente en la inserción de un acto administrativo en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación. Un diario oficial sería el BOE, el BOCYL o el BOP.

Punto de acceso: Nombre, término, palabra clave, grupo de palabras o código que se utiliza para buscar, identificar y localizar una descripción archivística.

Rastreo: Procedimiento por el que se crea, archiva y conserva información sobre el movimiento y el uso de los documentos.

Recuperación de la información: Proceso que media entre la información contenida en los documentos y los usuarios, que permite elegir entre todas las opciones posibles las relevantes para cada usuario y búsqueda concreta.

Recurso: Documento por el que el ciudadano impugna un acto administrativo que afecta a sus derechos o intereses.

Registro: Documento en formato libro o en base de datos que contiene los asientos de todo escrito o comunicación que se ha presentado o que se reciba en un órgano administrativo.

Resumen: Síntesis precisa y concisa del contenido de un documento y de cualquier otra unidad de descripción.

Rúbrica: Rasgo o conjunto de rasgos de forma determinada que, como parte de la firma, pone cada cual después de su nombre.

Signatura: Numeración correlativa o bien combinación de letras, números y signos empleada para facilitar la localización en el depósito de documentos.

Soporte: Material sobre el que se puede registrar, almacenar y recuperar información.

Tesauro: Vocabulario finito formado por términos controlados que sirven para la indización y recuperación de documentos.

Unidad documental: Unidad archivística resultado de la actividad, proceso o actuación de una persona física o jurídica.

Xilófagos: Conjunto de agentes bióticos destructores de la madera y que afectan también a los documentos, sean de origen vegetal (como por ejemplo los hongos) y sobre todo animal (como los insectos), que actúan devorando partes distintas del documento y provocando su destrucción irreversible.

La Documentación: Concepto, Evolución y Léxico

Vestigios históricos documentales

Desde que el hombre es hombre, mantiene la necesidad de salvaguardar los documentos como forma de preservar los testimonios escritos de sus creaciones, siempre como memoria de su propia existencia. A lo largo de la historia se han encontrado muchos depósitos de documentos pertenecientes a diversos pueblos de la antigüedad que demuestran el interés sobre la materia. Así podemos destacar el hallazgo de rollos de papiro procedentes del Alto y Medio Egipto, al igual que los escasos documentos que nos han llegado en tablillas de madera o de seda de la antigua China. En Mesopotamia, los primeros documentos sobre soporte se fijaban sobre tablillas de arcilla, y tendríamos que remontarnos a estas civilizaciones para encontrar las primeras bibliotecas y archivos que inventariaron colecciones y las organizaron mínimamente. En Asia Menor, se han encontrado catálogos datados aproximadamente en el año 1900 a.C., generalmente referidos a las tablillas de arcilla.

Más tarde, en el siglo III a.C., se creó la biblioteca más antigua y célebre, la de Alejandría, de la que sabemos que practicaban en cierto modo una primera actividad bibliotecaria documental. Uno de sus trabajadores bibliotecarios, llamado Calímaco, sabemos que fue autor de catálogos diversos y de algunos índices de autores griegos.

Hasta la llegada del Imperio Romano, la lectura era una actividad reservada a los sabios, que pasaban horas en la biblioteca desentrañando la esencia de los libros. Aparecen las primeras bibliotecas públicas y, por tanto, se atiende a la difusión del libro y la lectura como actividad ofrecida a los ciudadanos (aunque había más esclavos que ciudadanos).

Si en las primeras etapas de la humanidad el objetivo fue el de salvaguardar los documentos, Roma trae consigo la posibilidad de que sean disfrutados y leídos.

Durante la Edad Media, el libro sufrió un retroceso, ya que se recluyó en universidades y monasterios. No será hasta los siglos XIV y XV cuando el libro salga de nuevo al mercado o a la calle, iniciando una expansión para el gran público e incluso las clases más altas y pudientes de la sociedad occidental, que se dedicó al coleccionismo de libros. Esta afición fue posible gracias al empleo cada vez más frecuente del papel, cuya fabricación en España data del siglo XIII. Desde ese momento, el papel comenzó a ser accesible para una incipiente burguesía, ya que el alto coste del pergamino no hizo posible la compra de libros fuera del ámbito universitario.

La fecha de la gran revolución documental y bibliográfica es mediados del siglo XV, cuando Gutenberg inventó la imprenta con la edición del primer libro: la Biblia de las 42 líneas (la Biblia luterana), que supone el comienzo de una nueva etapa de mecanización en los textos, que pueden ser leídos por muchas más personas (primera democratización del libro). Los soportes para la escritura a mediados del siglo XV no eran algo común y fue muy costoso poner en marcha el taller del orfebre de Mainz (la imprenta). En el siglo XV, al fin, se produjo el gran salto de la cultura occidental precisamente por la generalización del papel como material para escribir.

En el siglo XVII apareció la primera publicación de divulgación científica de Occidente, Le Journal des Savants, la primera revista que ofrece al lector reflexiones, descubrimientos, casi periodismo opinativo (prensa oficialista y muy normativa).

Desarrollo Moderno y Conceptos Clave

La producción de libros continuó su expansión y podemos hablar del siglo XIX como el momento en el que nace la documentación como disciplina científica. Su origen lo encontramos en los abogados belgas Paul Otlet y Henry La Fontaine, preocupados ambos por el acceso al conocimiento y por el orden de los documentos. Ambos idearon el Repertorio Bibliográfico Universal, que pretendía ser un depósito de documentos de todos los campos del saber y producidos en todos los lugares del mundo. Lo importante para ellos es que pudieran ser accesibles. Idearon una gran base de datos cuando estas ni siquiera existían y, al mismo tiempo, pensaban cómo podrían clasificar todo ese conjunto documental. Necesitaban un sistema.

Ese sistema fue el que lograron crear en 1894: el Sistema de Clasificación Decimal Universal (CDU). Este sistema planteaba diez categorías temáticas generales para representar todo el conocimiento humano.

En 1895 se creó en Bruselas el Instituto Internacional de Bibliografía, con el objetivo de investigar cuestiones relativas al trabajo documental. Este instituto fue el germen para el desarrollo de la documentación como ciencia.

Conceptos Fundamentales

Documentación: Es una disciplina científica que trata de almacenar, analizar y difundir información contenida en documentos de distinto tipo. El objetivo es que esa información sea accesible para cualquier usuario que la necesite. Esta es una tarea importante teniendo en cuenta algunos datos relativos al crecimiento de la información en el mundo: solo en España se publican más de 80.000 libros, más de 20.000 artículos científicos se publican en revistas internacionales y se defienden más de 5.000 tesis doctorales. Es imprescindible que exista una disciplina, unos centros de documentación y unos profesionales encargados específicamente de todo ese caudal de documentos y de tratarlo adecuadamente.

Documentación informativa: Es la expresión genérica que se refiere a esa parte de la documentación que sirve de modo específico a los comunicadores o a aquellas personas que se dedican a la documentación e investigación en el campo de la comunicación. Se suele buscar documentación de actualidad o documentación gráfica para comunicar mejor, para redactar noticias más completas, para ilustrar mejor las informaciones que se publican.

Sociedad de la información: Sociedad paralela al tejido social que realiza una representación de la realidad a escala mundial. El auge y poder de los medios durante el siglo XX los situó en un primer plano político y social, sobre todo en el género televisivo, llegándose a acuñar la frase de: «lo que no sale en televisión no existe».

Ruido documental: Todo aquello que entorpece la búsqueda, archivo y clasificación de documentos informativos. Habitualmente hay dos tipos de ruidos:

• Técnico: Algún problema en el canal que impide descodificar el mensaje (ej. niebla televisiva).
• Semántico: Implica que los códigos utilizados no se pueden descodificar por incomprensión (ej. intentar traducir un idioma desconocido sin herramientas).

El gran factor desencadenante del ruido documental es la sobreabundancia de información.

Evolución Histórica Contemporánea de la Documentación Informativa

Orígenes y Desarrollo Inicial

En el origen de la actividad documental de ámbito periodístico confluyen tres hechos fundamentales:

• La utilización de otros periódicos para elaborar nuevas informaciones.
• La recopilación y archivo de los ejemplares del propio medio.
• El interés por las informaciones necrológicas.

La conservación de los ejemplares constituye desde los inicios una referencia informativa de gran utilidad. Además, eran imprescindibles para la elaboración de índices, bien de materias, bien de autores habitualmente. Pero seguramente los servicios documentales no existirían sin la preparación de las semblanzas mortuorias, necrológicas u obituarios.

Desde aquel siglo XIX, la prensa tuvo la necesidad de contar con ese breve esbozo biográfico fruto de la indagación que acompaña al retrato del fallecido. De ahí que en las cabeceras periodísticas norteamericanas los servicios documentales recibieran el nombre de «morgues» (depósito de cadáveres). Estas semblanzas fueron habituales en los periódicos de calidad y se constituyeron en algo tan importante que esta es la razón de que en muchas ocasiones se elaboraran por anticipado (se preparaban antes si el personaje era importante).

La introducción de la documentación en el periodismo anglosajón a partir de 1850 coincidió con diversos factores:

• Por un lado, con el impulso periodístico dado a la empresa informativa en EE. UU. e Inglaterra en aquel tiempo.
• Por otro, con el afán de ofrecer información de mayor calidad.
• Y, finalmente, con el dinamismo que supuso la difusión del telégrafo (el periodismo explicativo o interpretativo surge en parte gracias a este invento).

Pero el interés documental surgió también de la voluntad por autorizar la información, verificarla y, a la vez, dar prestigio y credibilidad al medio. Para ello es fundamental seleccionar las fuentes informativas y dotarse de instrumentos para tenerlas cerca o al alcance. Esto lo entendieron perfectamente dos pioneros de la documentación periodística como fueron Nathan Hale del Daily Advertiser de Boston y Thomas Barnes del The Times de Londres, que crearon las primeras bibliotecas de referencias documentales, uno en EE. UU. y el otro en el Reino Unido.

La Era de los Índices y la Profesionalización

La siguiente etapa en el desarrollo de los servicios documentales correspondió a la elaboración de índices temáticos y de autores. Poco a poco su metodología se fue depurando, evolucionando y pasó de indizar únicamente al autor o autores de los artículos firmados a índices muy detallados y temáticos.

La mejora en las técnicas de análisis de contenido transformó los índices porque permitía obtener información sin recurrir a la fuente original. El índice más remoto del que se tiene constancia en Occidente lo publicó The Times en Londres aproximadamente en 1790 (The Palmer’s Index to The Times). Pero el más célebre fue el New York Times Index, que data de 1862.

En aquellos diarios fue importante durante el siglo XIX la existencia de archivos de recortes que recopilaban y seleccionaban informaciones, sobre todo de sucesos. Podemos decir que la diferencia entre los rotativos ingleses y los norteamericanos a finales del siglo XIX se fundamentaba en la ausencia entre los primeros de una institucionalización del servicio documental. Donald Wallace fue un documentalista destacado de The Times.

Muy pocos fueron los periódicos europeos que antes de acabar el siglo XIX contaban con un servicio documental aparte de The Times y el Daily Mail (Londres).

Impacto de las Guerras Mundiales y el Periodismo Interpretativo

La Primera Guerra Mundial repercutió decisivamente en la ampliación de las funciones informativas de la actividad documental. The Times constituyó un ejemplo con Barnes de esta nueva filosofía de trabajo. Su departamento internacional acumuló durante 30 años gran cantidad de datos precisos sobre la política, el armamento y los planes de guerra alemanes, y lo denunció como un intento de dominación mundial por parte de Bismarck.

Las consecuencias de la Primera Guerra Mundial y de la Conferencia de Versalles implicaron un acercamiento al periodismo interpretativo, que ya desde inicios del siglo XX se había trabajado en la vertiente del periodismo de investigación. Esa interpretación requería datos verificados, hechos explicados con antecedentes, con el objetivo de que el lector reflexionase. El servicio de documentación se organizaba como una fuente de ideas para el análisis editorial.

Así, en los años 30 se inició en los periódicos norteamericanos un proceso de centralización de los servicios documentales. Se intentaba evitar la duplicidad en sus funciones para ganar en flexibilidad y rapidez. Las bibliotecas estaban clasificadas por materias de forma exhaustiva e incluían también colecciones de revistas y de otros periódicos. Algunos incluso comercializaron sus índices, pero fueron pocos debido a su coste.

El índice de The New York Times traspasó el límite del ámbito periodístico para ser una obra de consulta habitual en centros educativos norteamericanos y también en bibliotecas. Podríamos decir que la prensa contribuyó con estos índices a ganar un mayor prestigio o reputación.

Un profesor de la Universidad de Minnesota llamado William Desmond fue el autor de la primera síntesis histórica de los servicios de documentación periodística. Consideraba Desmond que el valor de un archivo no estaba en el número de recortes, es decir, en la cantidad de información almacenada, sino en la habilidad con la que estos recortes habían sido almacenados y seleccionados. Según Desmond, la finalidad de un servicio documental era la de servir como memoria infalible a los redactores del medio y, por supuesto, como fuente indispensable de información.

En los años 30 del pasado siglo XX, coincidiendo con el crac bursátil de 1929 y sus repercusiones sociales, se desarrolló un periodismo más preocupado por el análisis de los hechos, debido a que sus usuarios necesitaban conocer en profundidad el porqué de los acontecimientos como alarma ante lo que no debería suceder. Surgieron nuevos formatos periodísticos como el dominical y las news magazines. Revistas como Time, Fortune, Newsweek, nacieron con la pretensión de narrar un suceso contextualizándolo y profundizando en su análisis, dándole un sentido de continuidad que no podía ofrecer la prensa diaria.

La Segunda Guerra Mundial fue decisiva para el desarrollo metodológico y funcional de los servicios documentales en Norteamérica. De igual modo ocurrió en Gran Bretaña. En Alemania, toda la experiencia acumulada en archivística y biblioteconomía se trasladó al campo del periodismo escrito y radiofónico. Así nació la revista Der Spiegel en 1947, que compartía desde sus inicios la filosofía de las magacines americanas sobre la base de una información documentada. En 1965, su nivel documental alcanzado era similar a esas revistas norteamericanas. Der Spiegel disponía de una biblioteca de referencia, colecciones de periódicos, dosieres de personalidades fallecidas y un archivo de recortes que contaba con más de 6 millones de documentos clasificados.

La documentación en el resto de Europa no gozaba del mismo nivel. Entre 1944 y 1950, los diarios franceses Le Monde y Le Soir, el español ABC y el alemán Berliner Morgenpost crearon sus propios servicios documentales.

La tendencia a explicar las noticias se había iniciado mucho antes de la Segunda Guerra Mundial, concretamente en el momento en el que aumentaron la objetividad y el afán investigador con el fin de desentrañar el porqué de los hechos.

La Documentación en España

En España, el retraso respecto a Europa era considerable, y el primer diario que tuvo un servicio documental fue La Vanguardia en 1920.

Esos servicios documentales no trabajaron con plena libertad hasta el advenimiento de la democracia en el año 1978. Bien es cierto que algunos medios trabajaron de un modo profesional y un periodismo interpretativo, entre los que destacamos a la revista Triunfo, dirigida por Ángel Ezcurra, o Cuadernos para el Diálogo, promovido por Joaquín Ruiz-Giménez.

Ya en los primeros años democráticos, la revista que hace el papel de news magazine en España y que cuenta con un periodismo explicativo de nivel fue, curiosamente, Interviú, con profesionales de la talla de Xavier Vinader.

Otro archivo importante en España desde 1956 ha sido el de RTVE desde el punto de vista audiovisual. Es verdad que el archivo de TVE fue más ágil y útil a partir del año 1980, en el que se aprueba el estatuto ley del ente público y se publican los principios básicos de la programación.

Periodismo de Investigación

Es aquel que pretende sacar a la luz información que los poderes públicos quieren dejar oculta. Tiene dos ramas principales:

• Europea: Surge a finales del siglo XIX en Gran Bretaña y Francia.
  • Vertiente británica: William Thomas Stead.
  • Vertiente francesa: El trabajo más importante de investigación fue el realizado por Émile Zola con Germinal (sobre las condiciones paupérrimas de los mineros de las cuencas del norte de Francia) y J’accuse…! (acusaba al Estado francés por procesar a un soldado por espionaje alemán solo por ser judío).
• Americana: Hubo una serie de periodistas de investigación llamados muckrakers (rastrilladores de estiércol), que sacaron en revistas de segunda fila reportajes muy importantes sobre escándalos inmobiliarios, financieros, petrolíferos… Los nombres más importantes incluyen:
  • Nellie Bly (corresponsal en la Primera Guerra Mundial enviada a Francia, escribió Diez días en un manicomio).
  • Jacob Riis (Fue el primero en incorporar el flash fotográfico en el fotoperiodismo. Denunció en sus fotos las terribles condiciones en los guetos neoyorquinos a principios del siglo XX).
  • Upton Sinclair (La jungla).
  • Ida Tarbell (trabajos sobre determinados fraudes, especialmente en la Standard Oil).
  • Thomas Lawson (investigó escándalos financieros en Wall Street).
  • Lincoln Steffens (investigó la corrupción política en las ciudades).
  Estos periodistas destaparon escándalos durante finales del siglo XIX y principios del XX.

Periodismo Especializado

Es una disciplina periodística que versa sobre las diferentes especializaciones de la profesión. Podemos hablar de periodismo político, económico, jurídico, deportivo, gastronómico, de viajes, científico, etc.

Características y Funciones de la Documentación Informativa en Prensa, Radio y Televisión

Características de la Documentación Informativa

Dualidad en el origen de las fuentes

Los medios de comunicación de masas son a la vez productores y receptores de información. Por tanto, tienen un gran valor documental debido a esta doble vertiente de trabajo. De modo que un análisis de sus características y problemática debe hacerse desde una doble perspectiva, lo que implica una dualidad de objetivos. Por un lado, la gestión del propio archivo, cuya función es la de conservar y tratar la documentación generada por el propio medio, tanto para su utilización interna como para su proyección externa. Por otro lado, su servicio documental, cuya función es proporcionar información necesaria para enriquecer el producto informativo y para mejorarlo, todo ello mediante el tratamiento documental.

Multiplicación constante de información heterogénea o diversa

Los medios publican gran cantidad de información, muchas veces repetitiva, lo que crea en los servicios documentales grandes problemas de espacio, entre otros. Es necesario, por tanto, una definición muy precisa de los objetivos a perseguir y de los expurgos a realizar. Todo ello unido a la dispersión y redundancias que la pluralidad de contenidos conlleva. Por esto es importante aplicar unos criterios sólidos de ordenación y clasificación. Los servicios documentales deben medirse o valorarse en términos de su contribución a la productividad del medio. Para ello, los servicios documentales deben:

• Estudiar y analizar los hábitos de búsqueda del periodista y adaptar el servicio a sus necesidades.
• Identificar las necesidades de información no cubiertas para llenar los vacíos informativos y facilitar la búsqueda.
• Valorar la importancia, eficiencia y calidad de los diferentes tipos de información y de sus fuentes.
• Adaptarse al medio adquiriendo el sentido de la noticia que hace una información valiosa.
• Implicarse en el proceso editorial, pero desde el punto de vista rutinario de la producción del medio.

Rapidez en la respuesta

Los redactores de un medio necesitan que el servicio documental les remita a la mayor velocidad posible la documentación requerida.

Obsolescencia de la información

Otro problema de difícil solución es el envejecimiento de la información. Se presenta en la mayoría de fondos documentales, excepto los históricos, y es un problema de primera magnitud en los periodísticos porque se supone que un periodista debe usar mayoritariamente información de actualidad. Un documentalista llamado Jeffrey Whatmore realizó un estudio en 1979 que sigue siendo relevante. Whatmore observó la frecuencia de consulta según la antigüedad de la noticia en un servicio de documentación de un medio británico:

• Noticias del último mes: 48% de las consultas.
• Noticias de hasta 2 meses: 28% de las consultas.
• Noticias de hasta 3 meses: 11% de las consultas.
• Noticias de 5 a 12 meses: 3% de las consultas.
• Noticias de más de un año: 2% de las consultas.

Esto indica que se trabaja predominantemente con datos recientes, aunque siempre puede ser necesario un documento antiguo, pero es menos común. Se consultaría más información antigua si se investigara más, ya que implica acudir a recortes antiguos y valiosos.

Dicotomía texto-imagen

Los documentalistas siempre tuvieron la duda de tratar la información o bien de modo conjunto y archivarla de tal manera, o bien despiezar las piezas o el total informativo y archivar por un lado las fotografías y por otro los textos. Este problema no se dio con el archivo televisivo porque los totales van montados y no se guarda por un lado la voz en off y por otra la imagen. Dependiendo del medio, de ahí esa dicotomía, la información en ocasiones se archivaba conjunta o bien separada de las imágenes o fotografías que la ilustraban. Al separarlas, eso sí, quedaban archivadas de un modo más exhaustivo porque la información fotográfica contenía un descriptor de lo que aparecía en la imagen.

Diversificación de los usuarios

Aunque los usuarios principales de un servicio documental sean los periodistas, existen otros tipos de usuarios que pueden requerir este tipo de servicio informativo. Por tanto, podemos identificar varios niveles de usuarios:

• Primer nivel: Los profesionales del propio medio, incluyendo documentalistas que necesitan confrontar datos para elaborar el producto informativo.
• Segundo nivel: Empresas, organismos e instituciones públicas o privadas.
• Tercer nivel: La comunidad académica: estudiantes, profesores, investigadores de todos los ámbitos, que necesitan algún dato concreto y que, al ser muy actuales, son fáciles de encontrar en un medio de comunicación o sus servicios documentales para la elaboración de un trabajo o una tesis doctoral.
• Cuarto nivel: La audiencia de los medios (radioyentes, televidentes, lectores…), que comporta mayor dificultad a la hora de prever sus necesidades, puesto que hacen consultas de todo tipo, incluso en directo o utilizando los canales que admiten determinado feedback informativo o retroalimentación (cartas al director, defensor del lector…).

Funciones de los Servicios de Documentación

Existen una serie de funciones o finalidades de los servicios documentales:

• Proporcionar fuentes concretas para poder comprobar rápidamente un hecho o un dato.
• Tener materiales suficientes para situar los diferentes temas en su contexto.
• Actuar como fuente de inspiración para nuevas ideas y nuevos enfoques sobre temas ya conocidos, que se ajusten a las peticiones concretas de los periodistas.

Los servicios de documentación periodística deben responder a dos tipos de preguntas:

1. Cuando el periodista hace una pregunta concreta, debe recibir una respuesta específica, completa, fiable y que se pueda verificar. Por ello, el documentalista debe intentar tener la última información sobre un asunto y, además, procurar que sea accesible.
2. Cuando un periodista pide información general para hacer un reportaje, una encuesta, o para preparar cualquier tipo de programa, el servicio documental siempre pedirá al periodista que acote el tema o su demanda (por fechas, por países, por actualidad) para poder proporcionar el material o los documentos más precisos en el formato que sea: artículos, libros, dosieres…

Funciones de los Documentalistas Profesionales (según Gabriel Galdón)

Función previsora o provisoria

Muy a menudo, por no decir casi siempre, los acontecimientos encuentran o hallan desprevenidos a los informadores, que parecen ir de sorpresa en sorpresa ante los nuevos hechos acaecidos. Este problema redunda sobre todo en la audiencia o en los destinatarios de la información. Para ello, los documentalistas deben prever, en la medida de lo posible, los acontecimientos que van a tener lugar en fechas próximas y que el medio de comunicación deberá atender de un modo profesional. Es interesante estar atento a las conmemoraciones, efemérides y fechas importantes. La función previsora se concreta en los siguientes aspectos:

• El suministro periódico y constante de noticias o avisos a directores del medio, redactores jefes de sección, que alerten de modo breve, razonado y sintético sobre, por ejemplo, futuros desarrollos de una situación latente, de una moda que comienza, de nuevas relaciones que se establecen (internacionales o no), o de un movimiento ideológico que surge o que renace.
• La facilitación de recordatorios con antelación suficiente de las efemérides, aportando documentación sobre su naturaleza, desarrollo, influencia, pervivencia actual de su significado en la sociedad, en las personas y en las ideas.
• La confección y proporción de una agenda de acontecimientos políticos, culturales, deportivos, prefijados o que están prefijados, y su recuerdo periódico con la documentación pertinente sobre su preparación.
• La proporción de breves notas biográficas de personajes emergentes en los diversos ámbitos públicos para que pueda hacerse su seguimiento informativo, y de expertos en cada campo o tema. Siempre nos servirán como fuente especializada para ser invitados a explicar asuntos en programas, tertulias o en tribunas abiertas de medios impresos.

Función preparatoria

Tanto los documentalistas como los periodistas deben tener una doble preparación: por un lado, una preparación cultural general que tiene cada persona; por otro lado, una preparación específica (ex profeso) sobre el tema que se va a trabajar. La generalización de la función preparatoria traerá consigo:

• Que los informadores pudiesen valorar la importancia real del objeto informativo y abordarlo desde una previa contextualización espacio-temporal.
• Que la observación de los acontecimientos fuese menos superficial y dispersa, es decir, que fuera más profunda o más penetrante, con un testimonio más profundo.
• Reduciríamos, aplicando esta función, la dependencia de las fuentes oficiales e interesadas y, por tanto, la posibilidad de ser manipulados, lo que evidentemente sabemos que implica manipular a través de nosotros a la audiencia.
• Aumentará la capacidad de elección del periodista y sus posibilidades explicativas. La documentación actuaría como un factor de liberación y de libertad.
• Una buena preparación cultural aumenta las posibilidades mentales e instrumentales a aplicar en el trabajo.

Función modélica narrativa

El redactor de un medio de comunicación debe contar con un estilo propio al que se adecuará el documentalista de turno a la hora de proporcionarle notas, documentos, dosieres. Es pertinente que el documentalista halle o encuentre las estructuras narrativas idóneas con las que se trabaja en su propio medio, algo así como el ropaje adecuado para cada situación, intencionalidad y realidad. Evidentemente, el lenguaje empleado en televisión es distinto al lenguaje radiofónico y al lenguaje de prensa escrita. En definitiva, esta función consiste en disponer de formas de expresión claras y variadas en cuanto a estructura y estilo, que en un momento concreto pueden facilitar el trabajo de los informadores cuando deben comunicar ideas o realidades complejas que necesiten una estructura narrativa especial.

Función crítico-verificativa

Esta función tiene tres dimensiones:

• Función fáctica: Busca comprobar la exactitud de los hechos: nombres, direcciones, citas, fechas…
• Función crítica: Pretende indagar si las afirmaciones vertidas por las personalidades públicas y fuentes de todo tipo son verdaderas o falsas, si hay errores parciales o verdades a medias que inducen intencionadamente o no al error.
• Función semántica: Se refiere a contrastar o examinar la correspondencia entre la verdad que se pretende comunicar y el lenguaje empleado para su divulgación.

Los informadores, mediante su reflexión crítica a través de la documentación, podrán:

• Ir adquiriendo un método con criterios propios que le lleve a depurar las fuentes de información, desechando las poco fiables de las manipuladoras.
• Separar lo significativo de lo trivial (el grano de la paja), lo que interesa a los poderes de lo que interesa a los ciudadanos.
• Diferenciar, en la medida de lo posible, la verdad de la ficción y dar lo probable como probable, lo falso como falso, lo seguro como seguro y lo incierto como incierto.
• Abandonar paulatinamente los prejuicios ideológicos propios, los tópicos y las visiones estereotipadas acomodaticias por una mirada lúdica de las diversas realidades.
• Darse cuenta de la inutilidad de practicar cierto maniqueísmo a la hora de informar.
• Contribuir a la progresiva disminución de los perjuicios sociales que determinados medios han fomentado interesadamente.
• Evitar, como sucede tantas veces, que se escriban explicaciones o largos debates que susciten polémicas y consuman mucho esfuerzo informativo partiendo de una premisa inexistente, falsa o inexacta.
• Hacer que la precisión y la exactitud estén al servicio de la información y de la veracidad.

Función completiva

La documentación debe ayudarnos a completar todo tipo de informaciones y no quedarnos nunca en la superficialidad de los acontecimientos. Sea cual sea el tipo de reportaje, crónica o artículo en el que trabajemos, deberemos contar con información sobrante respecto al espacio disponible en nuestro soporte.

Función lingüística clarificadora

Hay un axioma muy repetido que dice que «la claridad es la cortesía de la inteligencia». Si a esto unimos que para muchos pensadores y lingüistas el lenguaje es el vestido del pensamiento, llegaremos a la conclusión de que esta función nos indica la utilidad de ese mismo lenguaje cuando es empleado con precisión desde un punto de vista lexicográfico, semántico, gramatical, sintáctico y morfológico. Si el trabajo del documentalista es bueno, los informes que el redactor le solicita estarán redactados con la mayor pulcritud en el sentido de claridad. Dependerá del buen uso del lenguaje por parte del periodista.

Función orientadora

La información periodística no tiene por qué referirse únicamente a la explicación de acontecimientos actuales, sino que puede difundir una serie de ideas, proyectos y convicciones político-sociales. En este sentido, algunos periodistas célebres como el polaco Ryszard Kapuściński indican que todo periodismo y su verdadero objetivo es intencional. Otros grandes del oficio lo hacen del mismo modo, como García Márquez, Mark Twain o Hemingway. Desde el propio servicio documental de un medio de comunicación se favorece el trabajo y se facilitan dosieres o expedientes aproximados ideológicamente a la línea editorial para los periodistas que lo necesiten. Decía William Desmond que lo de facilitar notas de redacción y todo tipo de material editorializante era bueno para la comunidad o en beneficio de la comunidad.

Función rectificadora

Si el viejo aforismo conocido por todos dice que «errar es de humanos», los medios de comunicación tienen que brindar la información verídica que contrarreste la información falaz publicada, asumiendo la culpabilidad del error en la publicación.

Función informativa propia

El nombre obedece a una serie de instrumentos muy utilizados en documentación periodística, que son los más demandados por los redactores y, por tanto, los que se trabajan con una mayor profusión en el servicio documental:

• Los obituarios o necrológicas: Surgieron a finales del siglo XIX y principios del XX, y aún hoy en el entorno anglosajón tienen mayor raigambre (tradición).
• Las semblanzas biográficas: Perfiles de personajes de relevancia que normalmente se insertan en un contexto informativo más amplio. Pueden ser de cualquier tipo de personajes, tanto históricos como actuales.
• Los recuadros verificativos: Acompañan a determinadas declaraciones, sobre todo de líderes sociales; en ocasiones, declaraciones conflictivas, realizadas de modo institucional o bien en entrevistas concedidas al medio.
• Los recuadros explicativos: Sobre diversos temas complejos. Pueden ser: sinópticos, glosarios, estadísticos comparativos, comparaciones variadas, respuestas a preguntas que plantean los lectores.
• Cronologías: Pueden ser mensuales, anuales; pueden abarcar diversos ámbitos y ser ocasionales.
• Recuadros de antecedentes: Recuerdan a los lectores o a la audiencia el desarrollo de un acontecimiento y constituyen una obligación periodística. Es uno de los problemas cruciales de la información porque la audiencia olvida el pasado con facilidad.
• Las agendas: Ofrecen a la audiencia la previsión de acontecimientos. Pueden ser semanales, mensuales.
• Dosieres o informes: Sobre temas diversos que exigen un estudio a fondo.
• Recuadro referencial: Suministran repertorios bibliográficos, hemerográficos, webgráficos, sobre temas en los que el lector podrá profundizar.
• Recuadros infográficos: Mapas, diagramas, que generalmente acompañan a las informaciones habituales y que en ocasiones se convierten en el único texto principal.

De todos los instrumentos comentados, los más importantes son las necrológicas u obituarios, que cuentan con una serie de peculiaridades:

• Se han desligado de las tradicionales estructuras del periodismo convencional. Ni tan siquiera se utilizan las 5W en su elaboración.
• Al tener un objeto/tema personal, propicia una estructura narrativa. Se trata de una semblanza sobre una vida, con principio, desarrollo y fin, y con el sentido de relatar unas obras que tendrán consecuencias sociales.
• La diversidad de personas y su distinta relevancia en cuanto al ámbito de actuación hace posible una gran dosis de creatividad en el periodista, documentalista o narrador.
• Al ser una vida finalizada, pero con unas obras que más o menos perduran, lo que realizamos es una síntesis temporal (pasado, presente, futuro), elaborando una información cabal.
• Proporcionan modelos que sirven para la reflexión y que pueden contribuir a la mejora de nuestra prosa periodística.
• Demuestran en la práctica que lo más natural de la información es contar las cosas de un modo simple, tras una reflexión previa.

Función profesional

Todos los profesionales, sea cual sea la actividad que desarrollen, necesitan actualizar periódicamente sus conocimientos técnicos y científicos inherentes al desempeño de su labor. Los periodistas no deberían ser una excepción a la regla y han de reciclarse en campos como la ética de la información, el diseño gráfico, técnicas de expresión oral y en el uso y destreza de la teoría de la vanguardia informativa. Toda preparación nunca es suficiente y el profesional contará con ese reciclaje continuo.

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