El Rol del Administrador en la Organización

Dentro de la organización, y debido a que la toma de decisiones es el núcleo de la administración, el administrador se convierte en receptor de la información necesaria para el proceso de toma de decisiones y solución de un problema. Por esto, todo administrador debe lograr mantener dentro de la organización un flujo de información válida, confiable y precisa.

Funciones Clave del Administrador

• Recibe información externa de informadores expertos debido a su rol de enlace.
• Es el que transmite la información a sus subordinados.
• Es vocero de información de terceros a personas ajenas a la organización.
• Recibe información interna de sus subordinados, debido a su rol de líder.
• Es estratega, ya que sabe dirigir la información necesaria para realizar y planificar tareas.

Es importante que los administradores sean capaces de desarrollar funciones básicas en contextos inciertos y turbulentos, aprendiendo a reconocer las razones para el éxito y el fracaso, y mejorando su proceso de aprendizaje para luego enfrentar mejor los requerimientos y oportunidades que se presenten.

Para esto, no solo deben tener un conocimiento razonable sobre los aspectos técnicos del negocio en el cual participen para poder evaluar las ideas y acciones de sus compañeros y subordinados, sino también poseer habilidad administrativa. Esto consiste en su capacidad de utilizar los conocimientos para realizar tareas, incluyendo coordinar el trabajo de las personas.

Por lo tanto, es necesario que todo administrador aprenda a aprender, es decir, que tenga un continuo crecimiento y desarrollo a través de la experiencia, asesoría y adiestramiento, ya que los conocimientos y habilidades se pueden tornar obsoletos en poco tiempo dentro del contexto cambiante en que se encuentra inserta la organización.

Es decir, que para ser un administrador eficiente no es suficiente el conocimiento y la habilidad, sino que estas características deben ser reforzadas con la experiencia a fin de lograr la sabiduría necesaria para enfrentar cualquier situación que se presente.

Autoridad en la Gestión Organizacional

Autoridad: Se entiende por autoridad el derecho de ordenar a otras personas que hagan algo basándose en la razón. Esta característica la diferencia del PODER (que es considerado la capacidad de conseguir que se hagan las cosas de un cierto modo, apoyándose en última instancia en la fuerza y el miedo).

Debe reconocerse que la autoridad no es ilimitada, sino restringida por los medios y la capacidad física del subordinado y por las limitaciones impuestas por la ley, la moral y las costumbres. Más específicamente, dentro de una organización, la limitación está dada por los estatutos, los reglamentos internos y manuales.

Es conveniente destacar que la autoridad puede ser delegada a un subordinado, no así la responsabilidad asumida. Se entiende por responsabilidad la capacidad de todo sujeto de derecho a conocer y aceptar las consecuencias de un acto suyo, inteligente y libre. Ej.: el caso de un contador que delegó la autoridad (realización de la tarea) a un subordinado, pero nunca deja de ser responsable ante sus superiores por él y por la persona a su cargo, de la realización fehaciente de la tarea recomendada.

La Delegación de Tareas y Autoridad

Delegación: Delegar significa enviar a una persona para una misión, es decir, autorizar o dar confianza a otra persona para realizar una acción o ejecutar algo. En términos generales, nadie puede vivir en la sociedad actual sin necesidad de delegar tareas en otras personas. Nadie es autosuficiente; todas las personas dependen de los demás para producir su alimentación, obtener un tratamiento médico, abastecerse de agua, iluminación y todas las necesidades similares.

Tipos de Delegación

Delegación de la Autoridad

La distribución de actividades en la estructura de la organización de una empresa parte del principio general de la división del trabajo. A partir de la aplicación de este principio, pueden distinguirse diferentes puestos, secciones, departamentos, gerencias, que gráficamente se representan en los organigramas.

Estos diferentes puestos identifican distintos niveles y jerarquías donde se manifiesta que la autoridad se ha distribuido entre una serie de funcionarios que actúen en forma coordinada dentro de una organización. Esto es lo que se denomina «delegación de la autoridad», la cual consiste en la autorización que realiza un jefe hacia otro de menor categoría para tomar decisiones con la debida responsabilidad. No se debe confundir la delegación de autoridad con la delegación de tareas, ya que esta última consiste en el simple nombramiento de subordinados que solamente auxilian a su superior o realizan una tarea recomendada, pero careciendo de la facultad de decidir por sí mismo.

Motivos para Delegar

• Reduce costos en todas las unidades de la organización.
• Permite a los ejecutivos dedicarse a la toma de decisiones de su nivel, en lugar de efectuar una determinada tarea.
• Da lugar a mejores decisiones, ya que existen personas capacitadas en cada área específica que dispone de información relevante.
• Tienden a obtener lo máximo de los empleados, quienes tienen voz y voto a la hora de ejecutar una determinada tarea.

Pero aunque es comprensible la necesidad de descentralizar la toma de decisiones en el seno de toda organización, existen impedimentos producidos por la dificultad de realizar esta tarea por parte de los ejecutivos. En el caso de la delegación de autoridad, esta se hace siempre necesaria ya que es imposible por una cuestión física o técnica, la resolución de todos los problemas que tienen relación con la responsabilidad que cada jefe posee. En realidad, se torna una práctica administrativa inevitable.

Obstáculos de la Delegación

Ciertos obstáculos para el logro de la delegación se presentan debido a actitudes de los directivos, y estos son:

1. Necesidad de ser necesitado: Es provocada por el intenso deseo de una persona de que un subordinado dependa de ella.
2. Temor a la pérdida de control: Es provocado por el miedo de un directivo de perder el control sobre los resultados de una actividad de la que es responsable y la ha delegado a un subordinado.
3. Deseo de recompensa: Provocado por el deseo de recibir el premio o recompensa por una actividad netamente operativa que de lo contrario sería recibido por un subordinado.
4. Sentimiento de necesidad de trabajo: Provocado por interpretar que el rendimiento meritorio se da solo por el cansancio de una actividad intensa y no reconocer la importancia del trabajo intelectual y la capacidad de activar a otras personas con eficacia para la realización de un trabajo.
5. Temor a la competencia: Provocado por el miedo de que un subordinado pueda superarlo si le es asignada una determinada actividad.

El análisis de los obstáculos nombrados demuestra por qué muchos jefes o directivos fracasan en el área de delegación al no mostrar una disposición eficaz para trabajar con otras personas (empleados o subordinados).

Requisitos Básicos para una Delegación Efectiva

Es importante entonces, que se cumplan ciertos requisitos básicos para el desarrollo de una disposición adecuada en la cuestión de la delegación, entre ellos son:

1. Receptividad a otras ideas/tareas: Hace referencia a ser tolerante con los aportes que puedan realizar otras personas.
2. Dominio de sí mismo (ante la presentación y resolución de problemas que puedan surgir): El dominio de sí mismo ante los errores que se produzcan (privarse de críticas hacia sus subordinados y animar a que se realicen de forma factible).
3. Posición suficientemente serena: Aceptar el hecho de que los demás realicen las tareas de una forma diferente a la propia. A su vez, comprende abstenerse de juzgar de antemano alguna forma o método de hacer las cosas como no viable, cuando todavía no se haya demostrado.
4. Capacidad de autocontrol: Es resistirse a intervenir en un asunto cuando la vía de concretarlo no sea considerada óptima para el director.

Principios Básicos para Delegar

1. Especificación de políticas a seguir: Deben especificarse clara y específicamente las políticas a seguir, para que los subordinados comprendan no solo la tarea a realizar, sino también la responsabilidad sobre la misma.
2. Definición de trabajos o tareas: Deben definirse minuciosamente las tareas o trabajos a realizar por los subordinados, especificando los resultados que se esperan de dicha autoridad.
3. Objetivos claros sobre la realización de cada tarea: Deben establecerse objetivos específicos para la ejecución de cada tarea, incluyendo metas específicas respecto a cuándo, con qué perfección, cuánto y bajo qué limitaciones regulatorias se deben realizar.
4. Comunicación efectiva: Deben comunicarse las propias ideas a los subordinados, ya que una delegación eficaz impulsa una comunicación efectiva. Esto exige una exposición e intercambio de ideas sobre lo que el directivo espera que haga el subordinado.
5. Control de la ejecución de las tareas: Deben establecerse controles para observar y controlar el avance hacia la consecución de los objetivos. Ej.: El directivo exige informes del grado de avance de un trabajo, hará comparaciones entre presupuestos y gastos reales, analizará indicadores de rendimiento o resultados de normas establecidas.
6. Delegación de tareas completas: Debe delegarse tareas enteras en lugar de partes de la misma, para el logro eficaz de los objetivos propuestos.

Liderazgo en el Ámbito Empresarial

El liderazgo es la acción de influir en los demás las actitudes, las conductas y habilidades de dirigir, orientar, motivar, vincular, integrar y optimizar el quehacer de las personas y grupos para lograr los objetivos deseados, en virtud de su posición en la estructura de poder, y promover el desarrollo de sus integrantes.

El líder es aquel que concibe y expresa metas que elevan a las personas por encima de sus pequeñas preocupaciones, por encima de sus conflictos y las integra en la búsqueda de metas trascendentes y dignas de sus mejores esfuerzos.

Líder es un administrador de energías y recursos que se dirige a los procesos humanos superiores como son la lealtad, la pasión por lo que se hace, la colaboración, la trascendencia, el sentido del trabajo, el desarrollo personal y comunitario, a través del manejo de los recursos materiales, tecnológicos y administrativos con el fin de lograr resultados.

Características de Todo Líder

• Inteligencia algo superior a lo normal.
• Amplia facilidad de expresión para transmitir ideas.
• Madurez mental y emocional.
• Fuerte impulso interno para satisfacer las necesidades personales y su ambición.
• Aceptación de beneficios en importancia y colaboración.
• Su habilidad no puede ser transferible.

Cualidades de la Personalidad de un Líder

Estas cualidades distintivas de la personalidad de un líder que lo diferencian de las demás personas y lo hacen posible influir en el comportamiento de sus semejantes, pueden resumirse en 4 rasgos:

• A- Rasgos físicos: como ser la apariencia y la energía.
• B- Rasgos intelectuales: adaptabilidad, entusiasmo, autoconfianza y combatividad.
• C- Rasgos sociales: Cooperación, habilidades interpersonales y habilidades administrativas.
• D- Rasgos relacionados con la tarea: impulso hacia la realización, persistencia e iniciativa.

Tipos de Liderazgo

1. Autocrático: Es el líder autoritario, especifica tareas y trabajos de cada miembro, es personal en sus pedidos y críticas. Es trabajador y se mantiene alejado de los mismos.
2. Democrático: El líder democrático toma las decisiones por discusión en los grupos. Es objetivo y trata de ser igual a los otros miembros del grupo.
3. Liberal: Otorga completa libertad a los integrantes del grupo, quienes deciden libremente sin la participación del líder, suministra los elementos y las informaciones, pero no participa en las discusiones de trabajo. No trata de interferir en las actividades salvo que lo llamen, y deja seguir el curso de los acontecimientos.

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