1. Comunicación escrita: características y requisitos

Comunicación escrita: el emisor elabora un mensaje mediante la lengua escrita; no es necesaria la coincidencia en tiempo y espacio con el receptor.

1.1 Tipos de soporte en la escritura

• Inscritos: la escritura se tallaba, grababa o esculpía.
• Escritas: la escritura se realiza en materiales como papiro, pergamino o papel.

Características

• Unilateralidad: el receptor no puede intervenir en el acto inmediato de comunicación.
• Permanencia: el mensaje perdura en el tiempo.
• Elaboración: es necesario pensar en el contenido y en la forma para que el mensaje sea comprendido correctamente.

Normas para una escritura eficaz

1. Lenguaje: formal y claro.
2. Vocabulario: adaptarlo a las circunstancias y al receptor.
3. Ortografía y corrección: evitar faltas y errores.
4. Presentación: respetar márgenes y mantener limpieza en el documento.
5. Brevidad: emplear frases cortas para facilitar la lectura.
6. Párrafos: un párrafo por idea, relacionándolos entre sí.

1.1 Principios para evitar errores

• Concisión: ideas precisas; evitar información superflua para que el texto no sea excesivo.
• Corrección: respetar las normas ortográficas y gramaticales.
• Claridad: que el mensaje se entienda con facilidad.
• Riqueza léxica: utilizar un vocabulario variado y apropiado.
• Revisión: comprobar el texto para asegurarse de que el mensaje se transmite correctamente.

1.2 Etapas para la elaboración y redacción de un texto

Fases típicas en la elaboración:

• Analizar la situación.
• Definir el objetivo del mensaje que se quiere transmitir.
• Recopilar la información.
• Seleccionar la información.
• Ordenar el contenido seleccionado.
• Redactar.
• Corrección y revisión.
• Impresión o distribución del texto.

Tipos de texto según el contenido

• Histórico: proporciona datos para comprender una época concreta.
• Narrativo: relata acontecimientos desarrollados en un tiempo y lugar determinado; puede ser real o imaginario.
• Argumentativo: expone razones a favor y en contra de una posición sobre un asunto.
• Expositivo: presenta de forma neutral hechos o realidades.
• Descriptivo: mediante palabras representa el aspecto o la apariencia de objetos, animales, personas, etc.

2. Gramática y normas de escritura

Gramática: parte lingüística que estudia la organización de las palabras dentro de una oración siguiendo las reglas fijadas por la RAE y otras instituciones lingüísticas.

Normas principales

• Concordancia: entre sujeto y predicado, y entre sustantivos y adjetivos.
• Cacofonía: evitar repeticiones o combinaciones sonoras desagradables.
• Uso de preposiciones: emplearlas correctamente según la sintaxis.
• Abuso de la mayúscula: usar mayúsculas solo cuando corresponda (inicio de oración, nombres propios, títulos).

2.4 Siglas y abreviaturas

Sigla: abreviación gráfica formada por el conjunto de letras iniciales de una expresión compleja (p. ej., ONU, NASA).

Abreviatura: representación gráfica reducida de una palabra o grupo de palabras; se suprimen letras finales o centrales y, generalmente, se cierra con un punto (p. ej., Sr., pág.).

2.5 Párrafos y formato de las páginas

El párrafo es un fragmento de texto formado por un conjunto de líneas y suele terminar con punto y aparte.

Características:

• Longitud: un párrafo no debe tener más de 10 líneas en documentos escritos formales.
• Inicio: debe comenzar por mayúscula y desarrollar una idea central.

Directrices de formato:

• Tamaño de letra: 10–12 puntos.
• Interlineado: 1,5.
• Título: 2 puntos más que la letra del cuerpo.
• Espacio entre párrafos: máximo 6 puntos.
• Alineado: justificado.
• Márgenes: izquierdo 3 cm; derecho 2 cm; superior 3,5 cm; inferior 2,5 cm.

3. Redacción mediante herramientas de tratamiento de textos

Existen diversas herramientas para crear y modificar textos:

• Editores de texto: programas que permiten crear archivos compuestos solo por texto (p. ej., Notepad).
• Procesadores de texto: programas con funciones más amplias que los editores; permiten crear, modificar, editar, imprimir, insertar imágenes, usar diccionarios, etc. (p. ej., Word).

4. Herramientas para la corrección de textos

4.1 Diccionarios

El diccionario recoge, según un orden determinado, palabras o expresiones de una o varias lenguas o de una materia concreta, acompañadas de su definición.

Tipos: generales; de sinónimos y antónimos; técnicos; de lengua de signos; etimológicos; bilingües.

4.2 Corrección integrada en procesadores de texto

Los procesadores permiten reconocer errores gramaticales y faltas de ortografía y los marcan subrayando con colores:

• Subrayado rojo: indica error ortográfico o palabra no reconocida.
• Subrayado azul: advierte que la frase está mal redactada o tiene algún error gramatical.

6. Correo electrónico

El correo electrónico sirve para enviar y recibir mensajes por Internet de forma rápida. Se puede usar en ordenadores y móviles y permite adjuntar textos, imágenes y otros archivos. Cada persona tiene una dirección de correo; existen distintos servicios como Gmail, servicios corporativos, etc.

Estructura de un correo electrónico

1. Para: destinatario.
2. CC: con copia.
3. CCO: con copia oculta.
4. Asunto: resumen breve del contenido.
5. Saludo: apertura cordial dirigida al destinatario.
6. Cuerpo: mensaje principal.
7. Despedida: cierre adecuado.
8. Firma: identificación del remitente.
9. Anexos: archivos adjuntos.

Características de textos utilizados en el ámbito comercial y empresarial

• Respetar las reglas ortográficas y gramaticales.
• Usar jerga comercial cuando sea apropiado y comprensible.
• Utilizar estructuras sintácticas simples.
• Ser conciso y concreto.
• Usar voz activa.
• Lenguaje respetuoso y positivo.
• Evitar lenguaje subjetivo cuando no corresponda.

Documentos en la comunicación comercial y empresarial

Memorándum

Definición: documento escrito de carácter de nota, usado principalmente para transmitir órdenes o realizar solicitudes a los empleados.

Características: breve y sencillo; debe contener la palabra memorándum; la información debe centrarse en un único asunto; extensión máxima: media hoja.

Aviso

Definición: documento breve que proporciona información dirigida a un número elevado de destinatarios.

Características: breve, claro y con lenguaje sencillo; debe contener la palabra aviso; extensión máxima: media hoja; las empresas suelen tener un modelo en su papelería corporativa con membrete y la palabra aviso.

Informe

Definición: documento escrito que detalla las características y circunstancias de una actividad, hecho o asunto.

Características: documento más extenso que memorándums o avisos; sirve para transmitir información y puede incluir organigramas, gráficos, tablas; incluye conclusiones.

Tipos de informes

• Expositivos: se limitan a describir de forma objetiva el hecho, asunto o actividad; no suelen incluir recomendaciones ni conclusiones. Ejemplo: dossier informativo de la actividad de una empresa.
• Interpretativos: recopilan la información, la analizan e interpretan; es necesario incluir recomendaciones o conclusiones. Ejemplo: informe interpretativo sobre el desempeño financiero.
• Valorativos: similares a los interpretativos, pero incluyen la opinión personal del autor. Ejemplo: propuesta de un director para mejorar la gestión.
• Persuasivos: su finalidad es convencer al receptor para que tome determinadas decisiones. Ejemplo: plan de acción.

Convocatoria

Definición: documento escrito en el que se solicita a determinadas personas que asistan a una reunión en un lugar, día y hora concretos para tratar unos asuntos preestablecidos.

Características:

• El documento debe figurar con el nombre de las personas convocadas.
• Debe contener los asuntos para tratar, ordenados en puntos distintos (orden del día).
• La redacción debe ser precisa y sencilla.
• Debe contener la palabra convocatoria.
• La extensión máxima debe ser de una hoja.
• Uno de los puntos suele ser ruegos y preguntas.

Tipos de convocatorias:

• En el ámbito laboral: se citan los empleados previamente, mediante un documento que especifica los asuntos, lugar, día y hora.
• Fuera del ámbito laboral: el documento mantiene estructura y características similares.

Acta

Definición: documento escrito en el que se certifica lo acordado y tratado en una junta o reunión.

Características:

• Debe constar nombres y apellidos de los asistentes.
• En el ámbito empresarial, puede figurar como Acta de Junta Universal cuando han asistido todos los convocados.
• Debe recoger el orden del día con los acuerdos adoptados.
• Se incluyen de forma abreviada las intervenciones de los participantes.
• Se deben recoger los ruegos y preguntas; si alguien no asistió, también se hace constar.
• La redacción debe ser breve y sencilla, pero reflejando todos los datos relevantes.
• Debe contener la palabra acta.
• El documento suele ser elaborado y firmado por un secretario nombrado para la reunión.

Notas de recepción, de llamadas telefónicas y de visitas

Definición: la nota de recepción es un documento en el que se realizan apuntes breves sobre mensajes que deben transmitirse al destinatario ausente en caso de recibir una llamada o una visita.

Características: documento breve con campos preestablecidos para anotar correctamente los datos importantes.

Documentos de la comunicación externa empresarial con carácter comercial

Carta comercial

Definición: principal documento utilizado como medio de comunicación externa de la empresa para dirigirse e intercambiar información con clientes, proveedores u otras personas.

Características:

• Documento creado para fomentar relaciones en el ámbito comercial.
• La redacción debe ser profesional, respetuosa y amable.
• La información debe ser clara y directa.
• Debe ser una carta personalizada, dirigida al destinatario de forma única y exclusiva.

Abreviaturas frecuentes

• PO: por orden.
• PA: por autorización.
• PD: posdata.
• PP: «por poder»; en este caso, es necesario que el firmante tenga un poder notarial que le permita firmar documentos con esta abreviatura.

Documentos de la comunicación externa empresarial sin carácter comercial

Portada de fax

Definición: documento que acompaña y presenta el fax enviado; contiene los datos del remitente y del destinatario.

Características:

• Documento breve con campos establecidos para anotar los datos importantes.
• Debe indicar el número de páginas para asegurar que se ha recibido el fax completo.

Certificado

Definición: documento escrito que asegura la veracidad de un hecho.

Características:

• Suele expedirse a solicitud del interesado.
• Debe firmarlo una persona de la organización con autoridad suficiente para emitir el certificado.
• Los certificados suelen referirse a participación en eventos, asistencia o resultados académicos.
• Debe contener la palabra certificado.
• Normalmente las empresas tienen en su papelería corporativa un modelo con membrete y la palabra certificado.

Saluda

Definición: documento de carácter solemne utilizado principalmente para agradecimientos, felicitaciones u otros actos protocolarios.

Características:

• Documento breve con lenguaje cortés y protocolario.
• Soporte en papel tamaño cuartilla de buena calidad.
• Suele redactarse en tercera persona.
• Debe contener la palabra saluda.
• Las empresas suelen tener un modelo en su papelería corporativa con membrete.

Invitación

Definición: documento de carácter formal cuyo fin es invitar al receptor a un acto o celebración.

Características:

• Redacción formal y cortés.
• Las invitaciones pueden ser personalizadas; si no lo son, el sobre debe especificar el nombre del destinatario.

Felicitaciones y notas de regalo

Escritos dirigidos a expresar felicitaciones o enhorabuenas al destinatario por un hecho concreto.

Telegrama

Definición: mensaje breve que permite la entrega rápida y en el que queda acreditado el contenido del texto.

Documentos relacionados con la administración pública

Instancia

Definición: documento en el que se realiza una petición a un órgano oficial por parte del interesado, normalmente cuando considera que se le están menoscabando derechos o quiere acceder a un interés legítimo.

Denuncia

Definición: escrito que se presenta ante la autoridad competente para dar conocimiento de una infracción administrativa o un hecho delictivo.

Alegación

Definición: argumentaciones y exposiciones con aportación de documentos que puede presentar el interesado durante el procedimiento mientras está abierto.

Recurso

Definición: impugnación de un acto administrativo que puede realizar el interesado cuando el procedimiento se ha cerrado; suele solicitar la modificación, anulación o revocación del acto impugnado.

Tipos de recursos

• Recurso de alzada: se interpone contra resoluciones y actos que no agotan la vía administrativa.
• Recurso de reposición: se interpone contra actos que ponen fin a la vía administrativa.

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