1. Opinión Pública: Definición, Factores y Características

Es la expresión colectiva de la opinión de muchos individuos, reunidos en un grupo por sus aspiraciones, objetivos, necesidades e ideales comunes.

Las características que se usan con más frecuencia son:

• Dirección
• Intensidad
• Estabilidad
• Latencia

Los distintos factores que pueden influir en la opinión pública son:

• Los partidos políticos
• Las expresiones de personalidades destacadas o famosas
• Las cartas de lectores de los periódicos
• La propaganda
• Los medios de comunicación de masas (MCM)
• Las encuestas de opinión que se realizan antes de las elecciones de gobernantes, o para medir la repercusión de algún hecho destacado

2. Catalizadores de Opinión

Los catalizadores de la opinión son personajes que expresan su parecer sobre un tema determinado. Se les puede describir como:

• Muy interesados en un tema o una problemática
• Mejor informados al respecto que la media
• Consumidores ávidos de los medios de comunicación
• Primeros en adoptar nuevas ideas
• Buenos organizadores que consiguen que la gente actúe

3. Tareas del Organizador de Eventos

Si se organiza un nuevo evento como empresa, hay que tener en cuenta lo siguiente:

• ¿Cómo organizar el evento?
• ¿Qué organizar?
• ¿Cómo llevarlo a cabo?
• ¿Dónde organizarlo?

Los siguientes puntos describen cómo aplicar el protocolo de eventos:

• Ser buen anfitrión
• Saber estar
• Invitación al evento
• Vestuario, etiqueta, protocolo a pedir a los invitados según el evento

Las tareas más importantes que debe realizar un organizador de eventos son:

• Crear un timing de trabajo del evento
• Realizar un cronograma
• Elaborar un libro de ruta
• Adjuntar planos
• Utilización de grafismos
• Realización de listados
• Fijación de protocolos a seguir y comunicación de estos
• Elaboración de la documentación

4. ¿Qué es un Evento?

Un evento es un acontecimiento con hechos que tienen una especial relevancia. Implica una proyección social, un número limitado de personas y se considera como tal si puede interesar a un sector de la sociedad.

5. Normativa y Selección del Lugar de un Evento

En la selección del lugar se tienen en cuenta:

• Selección de sedes, hoteles y otros alojamientos que cumplan con los objetivos del evento
• Verificación del cumplimiento de los requisitos de accesibilidad en los espacios seleccionados
• Señalización de los recorridos y accesos para personas con movilidad reducida
• Previsión y contratación de servicios de traducción al lenguaje de signos para personas con necesidades sensoriales especiales

Una vez elegido el evento y el lugar de celebración, se deben cumplir los siguientes requisitos legales:

• Modelo de certificación de seguro de responsabilidad civil
• Modelo de certificación de seguridad y solidez de las instalaciones eventuales
• Modelos de certificación de presencia de servicio sanitario
• Certificado de seguridad de la instalación eléctrica
• Plan de autoprotección en espacios cerrados
• Plan de autoprotección para un evento al aire libre

6. Publicidad y Difusión de Eventos

La comunicación de eventos debe buscar:

• Distribuir datos e ideas, para que lleguen a ser conocidos por los clientes
• Informar de la existencia del nuevo evento
• Facilitar la comunicación entre el evento y sus públicos
• Crear imagen de marca
• Generar una actitud positiva por parte de la empresa en el público destinatario
• Contrarrestar actividades de la competencia
• Contrarrestar situaciones negativas que pueden surgir
• Ayudar al ingreso del evento al mercado

El propósito de la comunicación del evento es:

• Informar al público sobre la existencia del evento
• Asesorar al público sobre el evento y sus características
• Persuadir al público para que asista a nuestro evento
• Introducir a la participación en el evento.

La publicación y difusión se podrán realizar a través de:

• Medios de comunicación
• Publicidad
• Gestión de prensa

7. Tramitación de un Evento

A. Solicitud de autorización para celebración de eventos en la vía pública

• Espacios de celebración
• Plano de ubicación
• Horario de comienzo y de finalización
• Uso previsto
• Instalaciones
• Aparcamiento especial o influencia sobre el tráfico que se prevé
• Tipo de público al que está destinado este evento

B. Evento en el exterior, pero sin ocupar la vía pública

• Preparar dossier con toda la información del evento
• Si no ocupamos espacio que moleste el paso: simplemente vale la notificación al Distrito o Área correspondiente
• Si ponemos música: se informa sobre las horas y permisos tanto al Ayuntamiento como a los vecinos

C. Evento en un lugar cerrado

• Documento certificado que indica que el personal está dado de alta y con la documentación en regla
• Plan de evacuación del lugar
• Aforo del lugar

8. Determinación de Proveedores

A. Proveedores de carpas, escenarios o materiales de decoración básicos

• Escenarios-plataformas
• Estructuras temporales. Carpas. Seguridad
• Gradas de espectáculos y conciertos

B. Proveedores de catering

• Certificado de calidad de manipulación de alimentos
• Altas de los trabajadores

C. Permisos y autorizaciones para cualquier tipo de evento relacionado con espectáculos y conciertos

• Normativa
• Seguro de responsabilidad civil que cubra los riesgos
• Copia del contrato realizado con la empresa de asistencia médica
• Copia del servicio de seguridad y vigilancia contratado
• Copia del contrato de alquiler de los grupos electrógenos y de sonido
• Informe técnico profesional firmado por profesional idóneo y matriculado
• Deberá acompañar nota que acredite la contratación de un servicio de limpieza del predio y sus alrededores

Para pirotecnia:

• Permiso municipal de ocupación de la vía pública con 5 días de antelación
• Conjunto de esquemas de los artificios
• Póliza del seguro de responsabilidad civil de la empresa

Ferias comerciales:

• Conocer la temática de la feria e informarnos sobre los trámites oportunos
• Los expositores deben hacerse cargo del personal que trabajará en su stand, así como firmar un certificado en el que cumplen con la normativa exigida para la feria

9. Pliego de Condiciones: Definición, Utilidades y Contenido

Es un documento que la empresa contratante envía a las empresas que ha seleccionado para solicitar ofertas.

Utilidades:

• El cliente tiene claro lo que quiere contratar exactamente
• Puede ejercerse una labor eficaz en el control sobre el proceso de contratación
• El cliente deja sentadas unas bases innegociables en el proceso de contratación, de forma que se simplifican los pasos y discusiones posteriores

Debe contener al menos:

• Definición de los servicios que se pretenden contratar
• Condiciones que deben cumplir los ofertantes
• Condiciones generales que debe reunir la oferta
• Condiciones en que deben presentarse los servicios

10. Problemas de un Mal Pliego de Condiciones

• Los ofertantes no harán ofertas homogéneas, y serán difíciles de comparar
• Si el alcance no está claramente delimitado es posible que las ofertas no se ajusten a las necesidades reales de la empresa
• Dejar muchos puntos abiertos hará que las negociaciones posteriores para la redacción del contrato sean más difíciles
• Si las ambigüedades no se corrigen con la redacción del contrato, podrán surgir conflictos de interpretación entre las partes
• Un mal pliego de condiciones puede conducir a declarar desierta una adjudicación de un contrato

11. Criterios de Selección de Proveedores

El objetivo de la selección de proveedores es racionalizar los costes en la actividad comercial y justificar los gastos.

El estudio del mercado de proveedores consiste en localizar los potenciales proveedores y seleccionar a los que sean mejores para la empresa.

Los factores a tener en cuenta al elegir el proveedor son:

A. Precio

Se deben tener en cuenta descuentos por volumen, por pronto pago, por contratación anticipada, etc.

B. Calidad

Se tienen en cuenta los materiales o componentes del producto, elementos añadidos a los servicios, características, atributos, durabilidad, etc.

C. Pago

Formas de pago (vía transferencia o por internet) y el plazo de pago.

D. Entrega

Si el proveedor tiene pedido mínimo, oportunidad y plazos de entrega.

E. Servicio posventa

Se evalúan las garantías que ofrece el proveedor.

F. Otros factores

Como pueden ser:

• Experiencia
• Reputación
• Organización
• Localización
• Servicio al cliente
• Convenios publicitarios
• Situación económica
• Tamaño
• Fabricante o mayorista

El procedimiento para la elección de un proveedor consta de tres pasos:

1. Elección de los criterios que van a ser usados en la evaluación
2. Ponderación de cada criterio según la importancia que le asigne el decisor
3. Cálculo de la puntuación correspondiente a cada proveedor

Se podría decir que los sistemas de evaluación más empleados son:

• Calidad
• Servicio
• Precio

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