12 feb

EL ARCHIVO: FINALIDAD, FUNCIONES Y TIPOS DE ARCHIVO:


El buen funcionamiento de una Empresa hace necesario contar con información de calidad para apoyar la toma de decisiones.
La gran Cantidad de documentos y los datos que contienen deben ser tratados, ordenados Y clasificados, y por tanto el archivo y conservación de documentos es esencial para cualquier empresa actualmente.

Una Correcta gestión y tratamiento del archivo facilita la adecuada toma de Decisiones de la empresa

Archivo


Tratamiento Información de calidad Mejores decisiones empresariales Incremento Del productivo mayor competitividad.

Naturaleza y finalidad de la labor de Archivo

En el ámbito empresarial, nos referimos al archivo con diversos significados y Matices: El lugar físico en el Cual se ordenan, clasifican y guardan los documentos. La tarea que se desarrolló en esas instalaciones, cuyo resultado es el archivo De documentos.
La institución, Organismo o departamento encargado De conservar documentos. Además de contener documentos, el archivo de Documentos tiene otras funciones
:
Conservarlosadecuadamente como elemento probatorio.-Cumplir con la obligación legal de tenerlos disponibles en plazos diversos. Todas las empresas no Archivan de la misma forma, pero para conseguir que el archivo sea un Instrumento con el cual generar información de calidad se hace necesario:
Guardar y conservar correctamente los documentos objeto de archivo.
Localizarcualquier documento de forma rápida y fácil. Establecer procedimientos que regulen cuándo un documento debe archivarse y cuándo debe Destruirse. 

Tipos de archivos empresariales

La labor de archivo hace necesario discriminar la documentación tanto en función de su importancia presente y futura como del uso que en el futuro se hará de ella. La obligación de adaptarse a estas Necesidades obliga a distinguir distintos tipos de archivos: En función del soporte De archivo utilizado
-El soporte papel: El soporte Informático En función de la frecuencia de uso de los documentos-Archivo Activo
: Contiene documentos que suelen ser utilizados con Cierta frecuencia-

Archivo semiactivo

: en él se contiene documentos De consulta reducida pero que debe conservarse por razones legales.-

Archivo Inactivo:

se conserva documentación sin Utilidad operativa pero son alto valor documental o legar. 

En Función de la localización física del archivo-Gestión centralizada del Archivo:

supones guardar toda la documentación en un mismo Lugar.-

Gestión descentralizada del archivo

: sistema Basado en la utilización de distintos espacios de archivo en cada departamento O sección empresarial.-

Gestión mixta del archivo

: basada en la convivencia de archivo activos y semiactivos en los Departamentos.-

Cómo debe desarrollarse la labor de archivo

No existe ninguna norma empresarial o sectorial que determine cómo debe Realizarse la labor de archivo. Lo que sí existe son prácticas generales Extendidas, que suelen adaptarse a las necesidades propias de cada Organización. Cualquier labor de archivo debe respetar las reglas y Procedimientos establecidos. Algunas reglas básicas de cualquier procedimiento De archivo: 1 Pueda encontrar fácilmente Un documento.
2 Es necesario registrar cualquier Entrada y salida de un documento.
3 No Acumular excesivamente documentación pendiente de archivo. 4 Es necesario Ser selectivos.
5 Asegurar, antes de Abrir un expediente, que no ha sido Abierto con anterioridad.
6 Utilizar señales Visuales al clasificar documentación. 7 Eliminar periódicamente aquel los documentos que ya no son útiles.
8 Medidas de seguridad para evitar la Modificación, daño o destrucción de documentos. 9 En documentos con respuesta, adjuntar una copia del documento al que Respondemos.

10 Facilitar la Visibilidad de cualquier documento en una posterior búsqueda.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Existen Muchos criterios para ordenar un archivo, pero lo primordial es lograr la rapidez y operatividad del sistema, que debe ser intuitivo y sencillo
./Requisitos de un buen sistema de clasificación:-Debe ser fácil De entender
.-Debe ser sencillo de aplicar
.-Debe posibilitar futuras ampliaciones
. Algunos De criterios De clasificación de documentos más utilizados son: 1 El sistema alfabético.2 
Ordena Los documentos que se van a archivar de acuerdo con el orden establecido por el Alfabeto. Para ello es necesario determinar en cada uno de ellos una palabra Clave, denominada  palabra ordenatriz. 3 El sistema numérico.
Permite ordenar la documentación del archivo a partir de un numero Natural determinad, siguiendo un orden ascendente o descendente. 4 El sistema Cronológico.
Destaca como 

Deja un comentario