Gestión Documental Empresarial: Conceptos Clave y Plazos de Conservación

¿Qué documentos consideramos «Documentos Socio-laborales»?

Todos los documentos relacionados con los trabajadores de la empresa.

Criterios para una Clasificación Documental Eficaz

• Debe ser el más adecuado al tipo de información.
• Sencillo y sin ambigüedades.
• Facilitar la localización rápida y eficiente de documentos.
• Permitir ampliaciones futuras.

Objetivos del Archivo Empresarial

Una empresa o entidad debe archivar sus documentos por:

• Necesidad.
• Utilidad.
• Obligación legal.

¿En qué consiste un «Archivo Activo»?

Es la documentación que se consulta con frecuencia, ya sea por su fecha reciente o por su uso actual.

Plazos Legales de Conservación de Documentos

¿Cuánto tiempo debe guardar la empresa los justificantes del pago de salarios de sus trabajadores?

Durante cinco (5) años.

Obligación de conservación del «Libro de Visitas»:

Seis (6) años.

¿Qué información recogen los Libros Oficiales y cuál es su plazo de conservación?

Recogen la información sobre la situación económica y financiera de la empresa, y se conservan durante seis (6) años.

¿Cuánto tiempo debe conservar la empresa las «Facturas Recibidas»?

Seis (6) años.

¿Cuánto tiempo mínimo debe conservar la empresa las «Liquidaciones de los Seguros Sociales»?

Cinco (5) años.

Documentación Mercantil que debe archivarse y conservarse durante seis (6) años:

• Copias de facturas emitidas.
• Facturas recibidas.
• Liquidaciones de presupuestos relacionadas con la actividad de la empresa.

¿Cuánto tiempo debe conservar la empresa las copias de las facturas emitidas?

Seis (6) años.

Libros de Registro que la empresa debe archivar y su plazo de conservación:

Recogen el detalle de ciertas operaciones en una serie de documentos. La empresa puede llevar tantos registros como desee, pero por ley está obligada a conservar durante seis (6) años los siguientes:

• Libro de Registro de Facturas Emitidas.
• Libro de Registro de Facturas Recibidas.
• Libro de Registro de Bienes de Inversión.

¿Cuánto tiempo mínimo debe guardar la empresa la documentación relacionada con las liquidaciones de impuestos?

Seis (6) años.

¿Cuánto tiempo debe guardar la empresa los contratos de trabajo de sus trabajadores?

Cinco (5) años.

Obligación de conservación del «Libro de Matrícula del Personal»:

Seis (6) años.

Libros Obligatorios que debe archivar la empresa y su plazo de conservación:

• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales (seis años).
• Libro Diario (seis años).
• Libro de Actas (seis años).

Nombra 4 documentos de la empresa que deben guardarse al menos seis (6) años desde el último registro:

• Libro de Inventarios.
• Cuentas Anuales.
• Libro Diario.
• Libro de Actas.

Nombra 4 Documentos Socio-laborales y su plazo de conservación:

• Libro de Visitas y Libro de Matrícula de Personal (seis años).
• Contratos de Trabajo y Nóminas (cinco años).

Nombra 4 tipos de documentos de una empresa que no deben destruirse nunca:

• Escrituras de propiedades.
• Estatutos fundacionales.
• Actas notariales.
• Certificados de inscripción.

Sistemas y Métodos de Clasificación Documental

¿Qué es clasificar?

Consiste en ordenar por clases.

Características de la clasificación geográfica de la documentación:

• La documentación se ordena de acuerdo con los lugares geográficos asociados a ella.
• Es un sistema compuesto, ya que implica varias clasificaciones sucesivas (país, región, provincia, localidad, calle, etc.), generalmente por orden alfabético.

¿En qué consiste el sistema de «clasificación alfabética» en archivo?

Consiste en ordenar los documentos tomando como referencia las letras del alfabeto, siguiendo la secuencia alfabética.

¿Cómo se clasifica documentación alfanuméricamente?

Se basa en claves que combinan letras y números (alfanuméricas). Normalmente, se utilizan fichas o bases de datos para la asignación de estas claves.

¿En qué consiste la «clasificación por materias y/o asuntos» en archivo?

Consiste en agrupar la documentación de acuerdo con la materia o asunto al que se refiere, y después ordenarla dentro de cada grupo siguiendo algún otro criterio (alfabético, numérico, etc.).

Características de la clasificación cronológica:

• Se clasifican por la fecha de los documentos, ordenándose por año, mes y, finalmente, día.
• Pueden ordenarse de la fecha más antigua a la más reciente, o viceversa.

Tipos de clasificación:

• Alfabética.
• Numérica.
• Alfanumérica.
• Geográfica.
• Cronológica.
• Por materias o asuntos.

¿Qué es la «palabra ordenatriz» en clasificación?

Es la palabra principal que se toma como referencia para la clasificación (la primera palabra de clasificación). Su elección no puede ser arbitraria o al azar, sino que debe hacerse de acuerdo con normas de uso general.

Gestión y Ciclo de Vida del Documento

¿Qué es un Expediente?

Es un conjunto de documentos que guardan relación entre sí.

Función principal de los equipos y materiales de archivo:

Su función principal es guardar los documentos en perfecto estado de conservación, facilitando su búsqueda y rápida localización. Esto incluye el uso de archivadores con separadores, clasificadores, carpetas, fichas, guías, entre otros.

Nombra 4 tipos de Equipos y/o materiales de archivo:

• Archivadores con separadores.
• Clasificadores.
• Carpetas.
• Fichas.
• Guías.

¿En qué consiste un «Archivo Centralizado»?

Toda la documentación se concentra en un único lugar (archivo central), desde donde se atiende a los diferentes departamentos.

¿Qué significa el «Declive» de un documento en archivo?

Significa que el documento ya no es necesario para la gestión diaria, pero existe una obligación legal de conservarlo.

Fases del ciclo de vida de un documento:

• Nacimiento.
• Madurez.
• Declive.
• Muerte.

Funciones del archivo:

• Guardar, conservar y custodiar la documentación.
• Facilitar la localización rápida y eficiente de documentos.
• Constituir un centro activo de información.
• Cumplir con las disposiciones legales.

¿Por qué y cuándo la empresa tiene que destruir documentos?

Los documentos pueden destruirse cuando la ley no exige su conservación o cuando la empresa ya no tiene interés en mantenerlos.

¿Cómo puede destruir la empresa la documentación que no le interesa archivar o que ha prescrito?

• Destruirlos por medios propios (destructoras de papel, etc.).
• Venderlos a empresas dedicadas al reciclaje.

Etiquetas: archivo empresarial, clasificación documental, cumplimiento legal, documentos laborales, Documentos mercantiles, Gestión documental, normativa archivo, plazos conservación