Estructura Organizacional y Roles Clave en la Empresa

Este documento detalla la estructura organizacional y las funciones específicas de los principales roles dentro de la empresa, abarcando desde la dirección general hasta los puestos operativos, con el fin de optimizar la gestión y el cumplimiento de objetivos.

1. Director General

Descripción del Rol

Cumplir con los objetivos marcados, actuando dentro de la estrategia general y las políticas comerciales y financieras de la empresa.

Responsabilidades

• Analizar los resultados periódicos y estadísticos, comentándolos con los distintos directores.
• Informar al Consejo de Dirección sobre la situación de la empresa a través de la cuenta de resultados, comparación y desviaciones respecto al presupuesto.
• Participar y asesorar a los directores en la toma de decisiones.
• Definir y realizar el seguimiento de la política de calidad de la empresa y tomar decisiones correctoras.
• Definir una política de Recursos Humanos (RRHH).
• Garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales.

Documentos que Maneja

• Estados Económico-Financieros de la empresa.
• Presupuestos.
• Balance y cuenta de resultados.
• Listados ordinarios: Resumen comparativo por líneas, estadísticas de clientes, listado de averías, listado de retribuciones al personal, etc.

Funciones bajo su Responsabilidad

• Responsable de Calidad
• Director de Recursos Humanos y Jurídico
• Director Financiero
• Director de Transporte

2. Responsable de Calidad

Descripción del Rol

Implantar y concienciar al personal sobre la política de calidad en la empresa.

Responsabilidades

• Definir, junto a la Dirección, la Política de Calidad.
• Analizar los procesos de trabajo de la empresa, identificando desviaciones y proponiendo acciones de mejora junto a la Dirección.
• Definir, junto a la Dirección, las funciones de los distintos puestos de trabajo.
• Definir un programa de formación en temas de calidad.
• Redactar la documentación necesaria para implantar un sistema de calidad de acuerdo a la norma ISO 9001 y obtener dicho certificado.

Documentos que Maneja

• Manual de Calidad.
• Manual de Procedimientos.
• Instrucciones de trabajo.
• Análisis del grado de satisfacción de los clientes, quejas de los mismos, etc.

3. Director de Recursos Humanos y Jurídico

Descripción del Rol

Define la política de personal de la empresa en selección, contratación y formación de todo el personal, velando por su correcta implementación.

Responsabilidades

• Definir, junto a la Dirección, una política de Recursos Humanos para un tiempo determinado.
• Definir el presupuesto en formación.
• Gestionar y preparar los contratos de trabajo.
• Gestionar altas y bajas.
• Seguir la evolución del convenio colectivo, informando al Director General de las modificaciones convenientes.
• Conocer la legislación acerca de temas de personal.
• Aplicar y controlar la Ley de Prevención de Riesgos Laborales (PRL).

Documentos que Maneja

• Convenio Colectivo.
• Horarios.
• Documentos definidos legalmente por la inspección de trabajo.
• Fichero de personal.
• Documentos legalmente obligatorios (contratos, inventario de accidentes, etc.).

Funciones bajo su Responsabilidad

• Administración de Personal

4. Administración de Personal

Descripción del Rol

Gestión administrativa del personal.

Responsabilidades

• Preparar nóminas.
• Realizar el control de horas extra.
• Contabilizar los salarios de los empleados.
• Participar en la elaboración de presupuestos relativos a gastos directos e indirectos de personal.
• Elaborar las declaraciones reglamentarias de personal.
• Realizar las declaraciones de accidentes de trabajo.
• Cumplimentar la información necesaria que solicita la mutua correspondiente.

Documentos que Maneja

• Ficheros de personal.
• Documentos legalmente obligatorios (nóminas, contratos).
• Convenio Colectivo.
• Horarios.
• Documentos definidos legalmente por la inspección de trabajo.

5. Director Financiero

Descripción del Rol

Gestionar los recursos para cubrir las necesidades financieras de la empresa.

Responsabilidades

• Definir, junto a la Dirección, la política financiera por un tiempo determinado.
• Informar sobre la política financiera a los otros directores.
• Informar a la Dirección sobre la situación financiera.
• Garantizar las necesidades financieras de la empresa.
• Ser responsable del personal a su cargo y de la asignación de tareas.
• Realizar el control de las necesidades de cobro y pago de la empresa.
• Confeccionar los Estados Económicos y Financieros de la empresa.
• Controlar los requisitos formales de contabilidad.
• Mantener relaciones a nivel financiero con otras empresas del grupo.
• Conocer la legislación vigente sobre contabilidad.
• Establecer Balances y Cuentas de Resultados.
• Establecer una contabilidad de explotación analítica adaptada a la sociedad.
• Efectuar el análisis de costes útiles para la Dirección.
• Realizar estudios de contabilidad solicitados por la Dirección.

Documentos que Maneja

• Balances y Cuentas de Resultados.
• Estados Económicos y Financieros.
• Presupuestos.
• Condiciones de cobro de clientes.
• Saldos de clientes y proveedores.
• Cuadro de movimientos y condiciones bancarias.
• Contratos de leasing.
• Documentos bancarios.
• Previsiones de pago.

Funciones bajo su Responsabilidad

• Administración Contable y Financiera

6. Administración Contable y Financiera

Descripción del Rol

Responsable del control y la contabilización de todo el flujo monetario de la empresa.

Responsabilidades

• Gestionar el cobro y pago de los reembolsos.
• Preparar y revisar facturas y documentos adjuntos para enviarlos a los clientes.
• Solicitar la conformidad de las facturas a los responsables de los clientes.
• Gestionar las facturas devueltas.
• Informar al Director Financiero sobre pagos pendientes, facturas devueltas, vencimientos, etc.
• Controlar y contabilizar el pago de los clientes y proveedores.
• Atender a reclamaciones de proveedores y clientes.
• Cuadrar los bancos.
• Negociar las remesas.
• Ocuparse de las relaciones con Hacienda.

Documentos que Maneja

• Previsión de pagos.
• Riesgo bancario.
• Balance de situación de la empresa.
• Impresos para efectuar ingresos en los distintos bancos.
• Facturas.
• Recibos, etc.

7. Director de Transporte

Descripción del Rol

Máximo responsable del transporte terrestre. Participa en la elección de objetivos de acuerdo con las tendencias del mercado y la evolución posible de la empresa.

Responsabilidades

• Definir la política comercial para el área terrestre junto con la Dirección.
• Informar a la Dirección de la evolución del mercado y su competencia.
• Ser responsable de igualar o superar el presupuesto marcado a principio de año.
• Ser responsable de que la cartera de clientes aumente.
• Recibir información de clientes sobre la calidad del servicio.
• Reportar a la Dirección las incidencias y acordar las decisiones correctoras a tomar.

Documentos que Maneja

• Ofertas a clientes.
• Tarifas de proveedores.
• Estadísticas de clientes y de producción.
• Presupuestos de producción y mantenimiento.
• Pólizas de seguros, etc.

8. Jefe de Tráfico

Descripción del Rol

Optimizar el movimiento de las tractoras.

Responsabilidades

• Vigilar que el equipo esté en buenas condiciones y con los permisos necesarios.
• Contactar con los clientes para obtener cargas.
• Decidir qué cargas se pueden realizar en función de la localización de los camiones.
• Estar en contacto permanente con los chóferes, resolviendo cualquier problema que estos le planteen.
• Controlar que los chóferes cumplan con los tiempos estipulados.
• Informar a los clientes sobre cualquier incidencia.

Documentos que Maneja

• Órdenes de transporte.
• Tarifas de transporte.
• Mapas de carretera.

9. Tráfico

Descripción del Rol

Responsable de tarifar correctamente el transporte que se le realiza a un cliente.

Responsabilidades

• Ser responsable de la recepción de pedidos de arrastre.
• Comprobar que la información de los albaranes esté completa.
• Realizar facturas de acuerdo a las condiciones pactadas con el cliente.
• Informar al cliente de los posibles problemas en la realización del servicio.
• Archivar la documentación correspondiente.

Documentos que Maneja

• Notas de recogida.
• Albaranes y facturas para el receptor.
• Condiciones para el transporte.

10. Mozo de Almacén

Descripción del Rol

Responsable de manipular los elementos de aseguramiento de la carga sin que sufran ningún desperfecto.

Responsabilidades

• Transportar elementos desde los muelles de descarga hasta el almacén correspondiente.
• Controlar la llegada de equipo e informar al Jefe de Tráfico.
• Separar y ordenar los elementos de aseguramiento de la mercancía en el almacén, vigilando que estén en condiciones adecuadas y controlando su escasez y estado, informando de todo al Jefe de Tráfico.

11. Chóferes

Descripción del Rol

Realizar los arrastres de los contenedores.

Responsabilidades

• Recogida de los contenedores vacíos y entrega de los mismos en Terminal.
• Recogida de contenedores llenos y depositarlos en el muelle para embarcar.
• Entrega de la documentación correspondiente de tráfico y/o al control de estibador.
• Revisar el estado de los contenedores.
• Ser responsable del mantenimiento de su vehículo.

Documentos que Maneja

• Mapas.
• Admítase.
• Entréguese.
• Documentación personal y del vehículo para realizar el transporte.
• Albaranes.

Etiquetas: Estructura Organizacional, gestión de empresa, responsabilidades laborales, roles empresariales