Mecanismos de Coordinación Organizacional

La coordinación es fundamental para asegurar que las distintas partes de la organización trabajen de manera coherente. Existen varios mecanismos clave:

Adaptación Mutua

Es un mecanismo informal. Simplemente se trabaja en equipo, permitiendo cambiar la tarea a realizar con total flexibilidad. Para crear una organización en la que va a imperar una lógica de trabajo en equipo, si aumenta el número de trabajadores, el sistema pierde eficiencia porque los agentes podrían comportarse de manera oportunista y tratar de evadir responsabilidades. Además, cuantos más trabajadores, más costoso es ponerse de acuerdo sobre las tareas que cada uno va a realizar. En este sistema, no es la autoridad la que dirige, sino el acuerdo entre las partes.

Supervisión Directa

Uno de los agentes se convierte en jefe, introduciendo mecanismos de autoridad. Este va a ser el encargado de dividir el trabajo, encomendando a cada agente la tarea que debe realizar y el momento de hacerlo. La división del trabajo puede ser la misma, pero la forma de coordinarlo distinta. Para supervisarlos eficientemente a todos, la solución podría ser la división del trabajo por especialidades y la implementación de normas de procesos.

Normalización de Procesos

En el momento en el que aparecen las normas, la estructura se burocratiza. Aparece una tercera persona o unidad, denominada analista, que diseña y normaliza los procesos; el jefe solo controla el cumplimiento de las normas. La normalización introduce reglas que pueden ser de tres tipos: a cada trabajador se le sitúa al frente de una tarea y se le da una serie de normas para realizarla, siguiendo esa rutina. Para cada tarea se elabora una serie de normas precisas para llevarla a cabo. Se desarrolla un proceso y se detalla.

Normalización de Habilidades

Consiste en buscar agentes que traigan las normas consigo, es decir, contratar a trabajadores que ya saben cómo hacer el trabajo. Esta normalización se basa en un buen sistema de selección de personal.

Normalización de Resultados

Se le concede libertad al empleado, pero se le fijan unos resultados; no se le dice cómo hacerlo ni las habilidades que debe tener. Se juzga el resultado y, en caso de incumplimiento, se le sanciona.

Consideraciones sobre la Normalización y la Descentralización

La normalización de habilidades es más descentralizadora que la normalización de procesos. El hecho de descentralizar (y no burocratizar) es, en principio, más costoso, ya que si se deja al libre albedrío se tiende a estructuras burocráticas y centralizadas.

Tipos de Coordinación

• Coordinación y Rutinas: Ocurre cuando los problemas se repiten y son de rutina.
• Coordinación Jerárquica: La coordinación jerárquica puede tomar muchas formas, desde la muy sencilla de seguimiento y enlace de las actividades de los vicepresidentes de ventas y de producción.

Los mecanismos fundamentales de coordinación son:

• Adaptación Mutua
• Supervisión Directa
• Normalización (de Procesos, de Resultados, de Habilidades)

Tipos de Equipos de Trabajo

Según un Criterio Temporal

Equipos Permanentes

Se conciben como estables en el tiempo y se encargan de las tareas habituales de funcionamiento y mantenimiento de la organización. La permanencia temporal de estos grupos no impide que haya cambios en su composición.

Equipos Temporales o Creados

Se conciben para realizar tareas, proyectos o actividades de carácter transitorio. El grupo tiene una duración limitada.

Según el Criterio de Formalidad

Equipos Formales

Se trata de grupos definidos y planificados para la obtención de objetivos de la organización. Todos ellos, independientemente de otros criterios, comparten un carácter formal.

Equipos Informales

Surgen de las relaciones espontáneas entre los miembros de la organización y están orientados a la satisfacción de necesidades personales y sociales de sus componentes. Ejemplos: grupos que se constituyen por lazos de amistad o atractivo, o grupos de personas que comparten una misma problemática.

Según un Criterio de Finalidad

Producción

Grupos cuyos integrantes realizan conjuntamente un determinado trabajo. Configuran los equipos de trabajo, departamentos y unidades de la organización.

Solución de Problemas

Se centran en problemas particulares de la propia empresa.

Resolución de Conflictos

Orientados a afrontar situaciones de enfrentamiento entre diferentes partes de la organización o de esta con el exterior. Se trata fundamentalmente de grupos de negociación.

Cambio y Desarrollo Organizacional

Incluyen diferentes grupos y técnicas grupales: grupos de entrenamiento, desarrollo de equipos o grupos de sensibilización.

Según un Criterio Jerárquico

Diferenciación Vertical

Compuesta por los diferentes grupos que van desde la alta dirección, pasando por los grupos directivos intermedios hasta grupos no directivos.

Diferenciación Horizontal

Incluye fundamentalmente los distintos grupos funcionales, grupos que proporcionan servicios especializados basados en competencias particulares, y comités temporales.

Según el Tipo de Estructura

Actividad Grupal

Grupo con tareas interdependientes, objetivos e incentivos grupales, y relaciones estables.

Actividad Individual

El grupo como un contexto en el que predominan la actividad y los valores individuales. Los miembros apenas tienen un vínculo entre sí, más allá de compartir un espacio, una tarea, una especialidad profesional o estar a las órdenes de un mismo jefe.

Ventajas e Inconvenientes de los Equipos

• Para que un equipo de trabajo sea eficaz, se requiere el conocimiento de las técnicas y los procesos de dinámica de grupos.
• Siempre que se garanticen las competencias y los recursos necesarios, el funcionamiento del equipo es mejor cuanto más reducidas sean sus dimensiones.
• La personalidad de los individuos que integran un equipo es distinta.

La Participación Efectiva en el Equipo de Trabajo

La participación requiere:

• Una adecuada planificación y organización de las actividades del grupo.
• Un compromiso real de los participantes.
• Un tratamiento sistemático de los problemas principales, independientemente de si son conflictivos o no.

Etiquetas: coordinación organizacional, equipos de trabajo, estructura empresarial, normalización, supervisión