30 Nov
Concepto de Aprovisionamiento
El aprovisionamiento es el conjunto de actividades encaminadas a garantizar el suministro de materias primas necesarias para el proceso productivo o de mercancías destinadas a la venta, con el fin de alcanzar los objetivos empresariales.
Factores Clave para un Aprovisionamiento Eficiente
Para conseguir un aprovisionamiento eficiente, es crucial considerar los siguientes factores:
- Gestión de stocks en el almacén.
- Previsión de compras basada en datos históricos, a menudo mediante el uso de software especializado.
- Comunicación fluida con los proveedores.
- Atención constante a las necesidades y demandas de los clientes.
Ventajas y Desventajas de la Gestión de Aprovisionamiento
Ventajas del Aprovisionamiento Optimizado
Una buena gestión del aprovisionamiento genera ventajas competitivas significativas:
- Ventajas Económicas: Permite tomar decisiones estratégicas como reducir costes con proveedores, aumentar el beneficio manteniendo el precio o incrementar la calidad de los productos.
- Ventajas Técnicas: La empresa maximiza sus recursos, por ejemplo, evitando roturas de stock, optimizando el espacio de almacenamiento y maximizando los recursos propios.
- Ventajas Relacionales: Una buena relación con los proveedores resulta en una actividad comercial satisfactoria para ambas partes, facilitando información fluida sobre el estado de los pedidos, las nuevas mercancías y la solución de problemas, asegurando un mejor abastecimiento.
Inconvenientes de una Gestión Inadecuada
Una gestión inadecuada del aprovisionamiento conlleva una serie de inconvenientes que afectan a todos los implicados:
- Desabastecimiento: Se puede producir una falta de materiales en el proceso productivo o de productos terminados.
- Incapacidad para satisfacer la demanda: La empresa no puede hacer frente a los pedidos de los clientes.
- Costes Laborales Innecesarios: Si el proceso productivo se interrumpe por falta de materias primas, se mantienen los salarios y el pago de cuotas a la Seguridad Social (S.S.).
- Costes de Rotura de Stock y Pérdida de Clientes: Si un cliente desea comprar un producto del que no hay existencias, esto provoca pérdida de confianza, posible pérdida del cliente y mala reputación.
Objetivos Estratégicos del Aprovisionamiento
El objetivo principal del aprovisionamiento es asegurar que la empresa disponga de los productos o materiales con la calidad necesaria, en la cantidad adecuada y en el momento oportuno, con el menor coste posible.
Objetivos Específicos para una Gestión Óptima
Para desarrollar una buena labor de aprovisionamiento, se deben cumplir los siguientes objetivos específicos:
- Mantener un inventario suficiente.
- Minimizar la inversión en existencias.
- Evitar roturas y pérdidas de los productos almacenados.
- Reducir los costes de almacenamiento derivados de la maquinaria, los movimientos internos, las reparaciones de los equipos de almacén y la vigilancia de los artículos.
- Implementar un sistema eficiente de información de inventarios que proporcione datos en tiempo real sobre la disponibilidad de las existencias.
- Garantizar una correcta coordinación con el departamento de compras, para disponer de información sobre la capacidad de almacenaje, la carga y descarga de mercancías y las necesidades de producción.
Función y Criterios del Aprovisionamiento
La función de aprovisionamiento trata de compaginar dos criterios básicos:
- Criterio Económico: Reducir el coste total de aprovisionamiento.
- Criterio Técnico: Disponer de la cantidad máxima de existencias necesaria para evitar retrasos en las entregas o interrupciones en la producción. Este criterio depende directamente de la capacidad de almacenaje.
Tipos de Aprovisionamiento
Aprovisionamiento Puntual
Se realiza en el mismo momento en el que se necesita el producto. Su falta generalmente no pone en riesgo el funcionamiento esencial de la empresa (Ejemplo: material de oficina).Aprovisionamiento Pactado
Se basa en un acuerdo formal con los proveedores respecto al tiempo de entrega y la cantidad de mercancías, buscando equilibrar los criterios técnicos y económicos.Aprovisionamiento de Seguridad
Anticipa posibles retrasos en las entregas de mercancías por parte de los proveedores mediante la generación de un stock de seguridad.La Cadena de Suministro (Supply Chain)
Tipos de Cadena de Suministro
Se pueden identificar varios modelos de cadena de suministro:
- Tradicional.
- Compartida: Toma de decisión individual.
- De Gestión (VMI – Vendor Managed Inventory): El proveedor decide cuánta mercancía envía a cada cliente basándose en un inventario que se actualiza con un histórico (a menudo del año pasado) como referencia.
- Sincronizada.
Diferencias entre Logística y Cadena de Suministro
Aunque interconectadas, la logística y la cadena de suministro tienen enfoques distintos:
Logística
Se centra en la ejecución y el movimiento físico. Sus objetivos incluyen el aumento de los servicios al menor coste en la entrega, la reducción de los tiempos de entrega mediante la correcta organización, la entrega puntual y la constante reinvención para ser más eficiente y eficaz.Cadena de Suministro (Suministro)
Es un concepto más amplio que abarca la planificación y la estrategia. Sus funciones incluyen la adquisición de materias de calidad para asegurar la correcta fabricación y venta, el control del tiempo de cada proceso de fabricación para que se cumpla la logística, la mejora de los tiempos y el desarrollo constante de nuevas técnicas.El Ciclo de Aprovisionamiento
El proceso de aprovisionamiento involucra a varios departamentos dentro de la empresa y consta de las siguientes etapas:
- Identificación de Necesidades: El almacén, en primer lugar, y luego el resto de departamentos identifican sus necesidades de materiales o productos.
- Comunicación: Dichas necesidades son comunicadas al departamento de compras.
- Selección de Proveedores: Se seleccionan los proveedores más adecuados según la política de la empresa.
- Tramitación del Pedido: Se tramita la orden de pedido.
- Recepción y Evaluación: Recepción y evaluación de la mercancía en el almacén o departamento correspondiente.
Las 4 Preguntas Clave del Aprovisionamiento
La gestión de las necesidades de aprovisionamiento se resume en cuatro preguntas fundamentales:
- ¿Qué comprar? Se compran los productos y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa, teniendo en cuenta la calidad y la cantidad requerida.
- ¿Cuándo comprar? Las compras se realizarán con una periodicidad definida y en el momento preciso.
- ¿A quién comprar? Se seleccionan los proveedores en función de una serie de criterios como el coste, la calidad y el plazo de entrega.
- ¿Cómo pagar las compras? Se define la forma de pago que más convenga a la política financiera de la empresa.
Estructura del Plan de Aprovisionamiento
Un plan de aprovisionamiento se estructura típicamente en las siguientes fases:
- Análisis Previo: Definición de los objetivos globales de la empresa.
- Contenido: Establecimiento de los criterios de almacenaje, aprovisionamiento y compras.
- Puesta en Marcha: Comprobación del buen funcionamiento de los procesos definidos.
- Control: Valoración de los criterios de calidad y de los resultados obtenidos.
Optimización Tecnológica: Aplicaciones Informáticas para el Aprovisionamiento
Las soluciones informáticas (ERP, SCM) proporcionan respuestas rápidas y en tiempo real a la función de aprovisionamiento, facilitando tareas como:
- Cálculo preciso del stock en el almacén.
- Cálculo de los consumos.
- Gestión de los datos de los proveedores.
- Generación automática de los pedidos mediante criterios previamente establecidos.
- Información instantánea de los pedidos pendientes.
- Registro y gestión de la recepción inmediata de las mercancías.
- Información in situ del estado de las mercancías (recibidas o compradas).
- Seguimiento individualizado de los plazos de entrega de los proveedores.
- Generación de informes históricos de consumo, evolución de compra y venta, plazos de entrega, etc.
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