25 Jun
Introducción al Control Organizacional
Definición y Propósito del Control
¿Cómo se define actualmente el control en el ámbito organizacional?
Se define como la apreciación del resultado en cuanto al logro de los objetivos organizacionales.
¿Qué es el control según su concepto técnico?
Es apreciar el resultado de la ejecución de los planes en relación con los objetivos previamente establecidos, identificando las causas de posibles desviaciones y aplicando medidas correctivas oportunas.
¿Cuál es uno de los propósitos fundamentales del control?
Evaluar el logro de objetivos, prever desviaciones, optimizar recursos, proponer alternativas administrativas, establecer diagnósticos continuos y fomentar la creatividad e innovación.
¿Cómo se define el sistema de control dentro del proceso administrativo?
Es la etapa final del proceso administrativo en la que se compara el resultado de la ejecución de los planes con los objetivos y estrategias planeadas, aplicando sistemas, métodos y medios de control como la supervisión y evaluación.
Sistemas Clave del Control: Supervisión y Evaluación
La Supervisión en el Control
¿Qué lugar ocupa la supervisión dentro del sistema de control?
Aunque forma parte de la dirección, también se considera un sistema importante de control, combinando el enfoque clásico y el enfoque humanista.
¿Qué enfoque de la supervisión prevalece según el texto?
El enfoque humanista, que considera la supervisión como una dirección democrática centrada en el individuo y en su relación con los objetivos organizacionales.
Menciona dos objetivos principales de la supervisión.
- Desarrollar al personal subordinado hacia la eficiencia.
- Promover la calidad del servicio para los usuarios.
¿Qué establece el principio de liderazgo dentro de la supervisión?
Que supervisar es dirigir, y el liderazgo promueve conductas positivas, facilitando la supervisión a través del conocimiento de las motivaciones conductuales.
¿Por qué es importante el principio de la comunicación en la supervisión?
Porque una comunicación adecuada simplifica la supervisión y permite que sea significativa.
¿Qué características debe tener el personal que realiza la supervisión?
Debe estar altamente calificado, conocer el trabajo, ser responsable, aplicar medidas disciplinarias, tener liderazgo, manejar conflictos y ser creativo.
¿Qué requisitos debe cumplir un plan de supervisión?
- Ser global.
- Ampliar su función para incluir al supervisado.
- No durar más de 6 meses.
- Basarse en documentos normativos.
- Establecer medidas disciplinarias constructivas.
- Reforzar conductas deseables según teorías de motivación.
La Evaluación en el Control
¿Cómo se define la evaluación según el texto?
Como un proceso sistemático de medición y comparación de resultados con los objetivos establecidos. Es constante, dinámica, objetiva, oportuna y permanente.
¿Cuál es la diferencia entre evaluación directa e indirecta?
- La evaluación directa se realiza en el campo mediante entrevistas, observaciones y recorridos.
- La evaluación indirecta se hace mediante consulta de documentos, estadísticas y planes.
¿Cuál es el objetivo principal de la evaluación dentro de la administración?
Controlar las variables que puedan alterar el plan, apoyar la toma de decisiones, proporcionar información confiable y presentar oportunamente los resultados de la ejecución.
Métodos y Medios para un Control Efectivo
Métodos de Control: Archivo y Auditoría
¿Cuáles son los dos métodos más adecuados para el control según el texto?
El archivo y la auditoría.
¿Qué es un archivo en el contexto organizacional?
Es el conjunto de documentos debidamente clasificados y ordenados que integran los datos históricos y la información esencial de una organización.
¿Cómo se clasifica el archivo según su destino?
En archivo pasivo (en almacén) y archivo activo (en ejercicio).
¿Cómo se clasifica el archivo según su sistema de acceso?
En archivo público, privado y secreto.
¿Qué es una auditoría?
Es un procedimiento técnico que sirve para evaluar la marcha de un trabajo objetivo, describir deficiencias e irregularidades, y plantear soluciones.
¿Cuál es la utilidad principal de la auditoría?
Ayudar a la dirección a lograr un control continuo y constructivo.
Menciona tres tipos de auditoría descritas en el texto.
Auditoría externa, auditoría interna y auditoría contable.
¿Quiénes ejecutan la auditoría externa y cuál es su propósito?
Empresas de contadores públicos, con el propósito de evaluar los estados financieros y comprobar la exactitud de los registros.
¿Cuál es el objetivo de la auditoría administrativa?
Evaluar los controles administrativos, la estructura organizacional, las políticas, planes y su ejecución.
Medios de Control: Los Informes
¿Qué es un informe según el concepto del texto?
Es un documento escrito que presenta datos y cifras en forma ordenada y significativa para evaluar, resolver o apoyar la toma de decisiones.
¿Cuáles son cinco requisitos que debe cumplir un informe?
- Ser oportuno.
- Contener datos reales y precisos.
- Ser detallado y completo.
- Incluir datos comprobables.
- Presentar información importante, congruente, sistemática y organizada.
Menciona dos objetivos principales de los informes.
- Constituir la base para la toma de decisiones con información veraz y oportuna.
- Coordinar esfuerzos a todos los niveles de autoridad.
¿Qué son los informes cualitativos?
Son informes que presentan datos relevantes de forma narrativa, con o sin cifras estadísticas, mostrando una visión integral del aspecto informado.
¿Qué caracteriza a los informes cuantitativos?
Presentan datos numéricos organizados en formas estadísticas y muestran aspectos específicos que requieren acciones correctivas.
¿Qué son los informes de control?
Son informes rutinarios y preventivos que miden avances y comparan el logro de metas en un tiempo y espacio determinado.
¿En qué casos se elaboran los informes provocados?
Cuando existen desviaciones, fallas o deficiencias en el logro de objetivos y se necesita información especial para examinarlas.
¿Qué son los informes solicitados?
Son aquellos informes que incluyen solamente los hechos o funciones específicas sobre las cuales se desea información a fondo.
¿Cómo puede ser la periodicidad de los informes?
Diario, semanal, semestral o anual, según el propósito del informe.
¿Qué elementos integran la parte preliminar de un informe?
Portada, referencia, directorios, contenidos, introducción, lista de tablas o gráficos.
¿Qué se presenta en la introducción de un informe?
Puede incluir una justificación y los objetivos del informe.
¿Qué diferencia hay entre un informe cualitativo y uno cuantitativo?
- El informe cualitativo presenta datos en forma narrativa, ordenados por temas, capítulos y subtítulos.
- El informe cuantitativo presenta datos numéricos en tablas o gráficos, ya sea por separado o integrados en el texto.
¿Qué partes conforman la sección técnica de un informe?
Tablas o figuras ilustrativas, sección de referencias, apéndice, bibliografía y anexos.
¿Qué características debe reflejar un buen informe?
- Aprovechamiento de recursos en relación con los objetivos.
- Conclusiones y sugerencias.
- Dividido en partes cualitativas y cuantitativas.
Menciona tres tipos de informes según su origen.
Informe provocado, informe solicitado e informe de rutina.
¿Qué es un informe provocado?
Es un informe que surge por la necesidad de presentar resultados debido a situaciones específicas o problemas detectados.
¿Qué es un informe solicitado?
Es un informe que se realiza a petición de un nivel jerárquico superior.
¿Qué es un informe de rutina?
Es un informe que se realiza periódicamente en tiempos previamente establecidos.
¿Qué papel cumple la observación en la elaboración del informe?
Es indispensable, ya que permite detectar aspectos importantes mediante parámetros de medición, aunque implique cierto grado de subjetividad.
¿Qué permite el uso de datos estadísticos en un informe?
Permite la medición y comparación precisa de los resultados.
Tipos Específicos de Control y su Proceso
Control en Áreas Específicas
¿Qué es el control de cantidad en el ámbito de la enfermería?
Es la medición de la demanda en función del número de pacientes atendidos.
¿A qué se refiere el control de calidad en los servicios de enfermería?
A la calidad de atención que se brinda según el tipo de servicio prestado.
¿Qué importancia tiene el control de tiempo en las organizaciones?
Es fundamental como indicador del cumplimiento de programas de actividades y del aprovechamiento de recursos.
¿Cuál es el propósito del control de inventarios?
Medir la existencia prevista y el suministro necesario para el funcionamiento.
El Proceso de Control y sus Etapas
¿Cuáles son los pasos del proceso de control?
- Establecer parámetros de medición.
- Aplicar sistemas de control.
- Evaluar resultados.
- Comparar logros con los objetivos.
- Aplicar mejoras y correcciones.
- Ejecutar nuevamente, reiniciando el ciclo.
¿Qué permite hacer la evaluación dentro del proceso de control?
Comparar los logros alcanzados con los objetivos planeados, detectar errores o desviaciones y aplicar correcciones o mejoras.
¿Qué elementos incluye el esquema de control?
- Establecimiento de parámetros de control.
- Departamento de evaluación.
- Medición del sistema.
- Comparación.
- Planeación.
- Mejoras y correcciones.
- Ejecución.
¿Qué implica la medición del sistema dentro del proceso de control?
Implica supervisar y ejecutar acciones en función del logro, alcance y progreso de los planes de trabajo.
¿Qué se realiza en la etapa de comparación del control?
Se confrontan los resultados alcanzados con los objetivos preestablecidos, detectando desviaciones y aplicando medidas correctivas.
¿Qué se hace en la etapa de mejora y corrección?
Se corrigen las fallas detectadas y se ajustan los planes o la ejecución según los resultados de la comparación.
¿Por qué el control es considerado la última función del proceso administrativo?
Porque permite conocer los resultados de la ejecución en relación con el plan inicial y cerrar el ciclo administrativo corrigiendo desviaciones.
¿Qué permiten los controles adecuados dentro de una organización?
Permiten detectar fallas, aplicar medidas correctivas y realizar cambios necesarios para alcanzar los objetivos.
¿Cuál es la ventaja de medir el proceso de ejecución en lugar de esperar al final?
Permite corregir desviaciones a tiempo y no cuando ya es demasiado tarde.
¿Qué herramientas permiten medir los avances durante el proceso de control?
La estadística, los indicadores y la inclusión de la población en la ejecución de los planes.
Principios Fundamentales del Control Organizacional
Principios Clave
¿Qué indica el principio de equilibrio en el control?
Que debe existir congruencia entre los resultados esperados y los obtenidos, y que la autoridad delegada debe ser proporcional a las decisiones que se toman.
¿Qué establece el principio normativo del control?
Que las funciones delegadas deben estar oficialmente documentadas y los parámetros deben ser claros en los planes y reglamentos.
¿Qué busca el principio de garantía del objetivo?
Asegurar el éxito de los planes mediante la detección oportuna de desviaciones.
¿Qué plantea el principio de eficiencia?
Que el control debe detectar oportunidades, fallas o causas de desviación del plan de forma eficaz.
¿Qué establece el principio de economía?
Que el control debe hacerse al menor costo posible para la organización.
¿Qué establece el principio de armonía de planes?
Que todos los planes y programas deben estar alineados y coordinados con los sistemas y técnicas de control.
¿Qué define el principio de jerarquía en el control?
Que el control debe reflejar responsabilidades claras y facilitar la corrección de errores.
¿Qué es el principio de control del punto crítico?
Es enfocar el control en los aspectos que tienen mayor impacto sobre los planes u objetivos.
¿Qué dice el principio de acción dentro del control?
Que el control debe generar acciones inmediatas en el momento justo para ser efectivo.
¿En qué consiste el principio de excepción?
En aplicar control únicamente cuando se presentan desviaciones importantes que alteran el plan.
Aspectos Relevantes del Control
Resumen de Componentes
¿Cuáles son los aspectos relevantes del control según el texto?
- Sistema: Supervisión y evaluación.
- Métodos: Archivo y auditoría.
- Medios: Informes, estadísticas, planes y programas.
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