Diagnóstico y Propuestas de Optimización para Entidades Mexicanas

Caso 1: Mextelecom S.A.

Conclusiones del Diagnóstico Organizacional

1. La estructura organizacional es muy reducida en comparación con la diversidad de actividades que se desarrollan.
2. No existe correspondencia entre la distribución de las instalaciones y el número de empleados, lo que limita el movimiento y el flujo del trabajo.
3. No se tiene una visión que precise lo que se desea hacer y en qué dirección debe avanzar la empresa.
4. Se carece de una administración que sustente los aspectos organizacionales.
5. El manual de organización es obsoleto en relación con las actividades y mercados actuales.
6. No existen políticas que guíen la toma de decisiones y apoyen las funciones.
7. No se dispone de un reglamento interno de trabajo; todo se maneja por medio de memorándums y circulares, lo que en muchas ocasiones dificulta que el personal conozca sus derechos y obligaciones.
8. Las líneas de comunicación entre empleados y directivos son deficientes.

Recomendaciones Estratégicas

1. Diseñar una estructura acorde con las funciones de la empresa.
2. Reubicar la planta en general, considerando en primera instancia la creación de un almacén para evitar que el producto terminado obstruya el paso de los empleados dentro de las instalaciones.
3. Tomando en cuenta lo importante que es saber a dónde se quiere llegar, se propone la definición explícita de una visión que permita imaginar el presente y el futuro deseado para la empresa.
4. La revisión y actualización del manual de organización es fundamental para conocer las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa, así como entre cada departamento o sección.
5. Establecer políticas que orienten a la organización en la toma de decisiones.
6. Elaborar un reglamento interno que regule las actividades de todo el personal.
7. Realizar juntas mensuales para promover una mayor interacción y coordinación entre todos y cada uno de los integrantes de la empresa.
8. Establecer controles tales como:

• Control de comportamiento: Este se realiza de manera formal a través de la evaluación del desempeño. Si el desempeño es satisfactorio debe ser premiado para reforzar tal conducta. Si es insatisfactorio, los gerentes deben mejorar la motivación y los incentivos y, en su caso, desarrollar una nueva disciplina laboral.
• Control financiero: Desarrollar un sistema presupuestario para coadyuvar en el manejo financiero de la empresa. Asimismo, utilizarlo para apoyar la preparación del pronóstico de ventas.
• Control de compras: Llevar a cabo una programación fundamentada en gráficas de Gantt y de ruta crítica para determinar y manejar los tiempos en cada pedido.
• Control de mantenimiento: Reducir los costos de mantenimiento correctivo, ya que con frecuencia son mayores que los costos de mantenimiento preventivo.
• Control de calidad del servicio: Brindar mejor calidad en el servicio a clientes para incrementar la cartera de estos y las ventas.

Caso 2: Servicio Postal Mexicano (Sepomex)

Conclusiones y Recomendaciones Generales

1. En general, la misión y los objetivos son conocidos por el personal, pero requieren de una mayor y mejor identificación con las acciones del servicio.
2. Los procedimientos deben actualizarse, documentarse e incorporarse a un programa de capacitación.
3. La estructura organizacional requiere de una revisión para hacerla funcional y acorde con las necesidades del servicio.
4. La cultura de la organización puede fortalecerse con una mejor comunicación y sensibilización del personal directivo y de mandos medios.
5. El cambio organizacional debe insertarse en una dinámica claramente definida y respaldada por un compromiso de la alta dirección.
6. El personal está dispuesto a mejorar la situación actual, pero requiere de un liderazgo sólido. Para ello, el titular debe orientar sus acciones más en ese sentido que a desempeñarse como director. También hay que tomar en cuenta que el alto índice de rotación afecta al personal.
7. La motivación es una prioridad, por lo que es conveniente realizar una revisión de los programas de incentivos y de evaluación de desempeño.
8. La definición y establecimiento de controles tiene que ser consecuente con los ajustes estructurales y los criterios de operación.
9. Es necesario disponer de un catálogo autorizado de proveedores de la Administración Pública Federal que cuente con todos los elementos para poder garantizar una correcta participación en licitaciones y, por ende, la calidad de productos y servicios.
10. El almacén debe ser reubicado y ampliado. Para ello es necesario llevar a cabo un estudio de factibilidad.
11. Los procesos utilizados para las adquisiciones, control y suministro de material son limitados y sostenidos por políticas obsoletas, lo que obstaculiza el flujo de materiales a su destino final.

Etiquetas: Control interno, Diagnóstico Administrativo, estructura empresarial, Gestión Organizacional, Optimización de Procesos