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Utilidad archivo :

recuperar y consultar documentos , Mejores decisiones , probar hechos , obligaciones temporal de custodiar ciertos Documentos.

Objetivos de todo archivo

Permitir que los documentos sean guardados y conservados correctamente. La Fácil y rápida localización de cualquier documento , la empresa puede controlar La información que entra y sale de ella.

Tipos De archivo según el equipamiento

En soporte papel , para la guarda Y custodia de documentos escritos se ha utilizado un archivo de carácter físico Basado en archivadores , carpetas etc. El archivo en formato papel se utiliza En todas las empresas , sin embargo abusar de él conlleva ciertos Inconvenientes , ya que requiere la dedicación de un elevado nivel de recursos Económicos , de espacio y de personal.
Archivo informático ,  hay empresas que han desarrollado procesos de Digitalización de todos sus archivos informáticos: la corrección y modificación De la información es muy sencilla , la agilizan las búsquedas y el análisis de La inf , el mantenimiento y almacenamiento es mucho más sencillo y barato , Varias personas pueden consultar la misma inf de forma simultánea  , la inf puede transportase con facilidad. Según frecuencia de uso:
Archivos Activos: se denomina archivos de oficina o archivos de gestión , suelen ser Utilizados con cierta frecuencia. Este tipo de archivo debe localizarse en un Lugar accesible y cercano a los distintos puestos de trabajo. Archivos Semiactivos : denominarse archivos centrales , contienen documentos que Presentan un nivel reducido de consultas , al haber concluido la operación Relacionada con ellos , este tipo de archivos suelen localizarse en unas Dependencias específicamente dedicadas a ellos , cuya vigilancia suele Encomendarse a una o varias personas , las cuales controlan la entrada y salida De documentos de sus instalaciones. Archivos inactivos ,  se conocen como archivos pasivos , históricos O definitivos , suelen localizarse en las sedes centrales de las empresas , Almacenando documentos que rara vez son consultados , ya que no se suelen Utilizar en el día a día de la empresa. Archivo su localización física: centralizada Del archivo , este sistema establece un único responsable de archivo , Encargado de la clasificación y ordenación de información , así como de su Guarda y custodia. Descentraliza , supone tener repartidos distintos Archivos por cada uno de los departamentos o secciones que componen la empresa. Mixta del archivo: un sistema de gestión mixta se basa en la existencia Tanto de archivos y semiactivos descentralizados en los distintos departamentos Como de un único archivo inactivo centralizado.

Clasifica y archivo de documentos

Debe ser comprensible , para que Cualquier persona que no esté familiarizada con el sistema pueda encontrar Información sin excesivos problemas , ser sencillo de aplicar , reduciendo la Posibilidad de una mala interpretación , dar solución de archivo a cualquier Posible clasificación y ordenación de documentos , permitir futuras Ampliaciones por la entrada de muchos documentos nuevos.

1.Sist alfabético :

clasifica los documentos según el orden Establecido en alfabeto , sobre ella se establece la ordenación , de forma Ascendente o descendente. Ventajas está muy extendido y es muy sencillo De aplicar , permite una localización rápida y sencilla. Inconvenientes: es Complicado elegir una palabra clave lo suficientemente representativa. Utilización Empresarial : se suele para ordenar la correspondencia diaria recibida , Los contratos de los trabajadores y las fichas de personal.

2sist numérico:

ordena los documentos en base a un número Natural determinado , con un orden ascendente o descendente , puede o no guardar Relación : si está relacionado , hace más fácil su localización , este sería el Caso del número. Y si no guarda ninguna relación con el contenido del documento , habrá que construir un índice auxiliar en el que se relacione el documento Con el número que le ha sido asignado. Ventajas: es muy útil para Archivar documentos que contienen una identificación numérica con verdadera Importancia en el documento. Inconveniente: es difícil intercalar Documentos, además hay casos en los que hay que crear listados auxiliares para Localizarlos. Utilización empresarial : suele utilizarse para el archivo De presupuestos , facturas y pedidos de clientes y de proveedores.

3. Sist cronológico :

ordena y archiva En función de una determinada fecha. Esta puede ser la de su elaboración , Emisión , entrada en archivo , compraventa o vencimiento de la deuda. Se puede Hacer desde la fecha más reciente a la más antigua o viceversa, se suele Ordenar por años o meses. Ventajas , localización rápida y sencilla de Documentos , inconvenientes : en los casos en que la fecha no sea un dato determinante se hace necesario establecer un índice auxiliar. Utilización Empresarial : los documentos  Bancarios , las nóminas deben ordenarse y archivarse siguiendo el Sistema cronológico .

4 sist geográfico:

Ordena la documentación con arreglo a un lugar o una dirección con la que Guarda relación. Se suele utilizar de forma descendente , clasificando y Subclasificando en países.Es un sistema que suele combinar con otros sistemas De clasificación como el alfabético. Ventajas : es un sistema muy flexible , ya Que permite intercalar en él subdivisiones. Incon: no está recomendado Para clasificar altos volúMenes de documentación. Utilización empresarial : este sist es adecuado para empresas comerciales q desarrollan su actividad en Múltiples zonas o regiones.

5sist Temático

Agrupa los documentos por temas o asuntos , el sistema temático Se utiliza combinado con la ordenación alfabética , dando lugar a una Ordenación alfabética por materias. Venta: rapidez de localización y Archivo. Sist muy flexible para intercalar documentos. Ventj : rapidez De localización y archivo. Incon: puede ser q un documento trate dos o Más materias preestablecidas por la clasificación.

6 sist alfanumérico:

surge de combinar el sist de clasificación Alfabético y el sist numérico. En él se utilizan tanto letras como número para Componer una palabra ordenatriz sobre la cual archivar.La palabra ordenatriz se Compondrá utilizando letras y números o viceversa , tener en cuenta: se utiliza El criterio numérico si comienza la ordenatriz con cifras y si hay coincidencia , se acude al orden alfabético ventj y incon: serán similares a las de Los sist numérico o alfabético , en función de si la palabra ordenatriz Comienza con números o con letras.
Gestión De documentos físico pasos:
Confirmar que el documento se va a archivar no está siendo utilizado en este Mismo momento. Determinar el valor presente y futuro en el cual se clasifican Documentos que no necesiten ser conservados y documentos con valor legal u Operativo. Si es necesario se realizarán las copias de seguridad , posteriormente Se procederá a referenciar y prearchivar la documentación llegada hasta aquí. El prearchivo supone la ordenación de la documentación en el mismo orden que va A tener la documentación una vez sea archivada.

5 reglas para archivar documentos físicos :

los documentos de un Archivo deben ordenarse de tal forma que cualquier persona , aunque no conozca El sis de clasificación utilizado. Cuando al clasificar documentación decidamos Abrir un nuevo expediente , es muy recomendable utilizar cualquier tipo de Señales visuales al clasificar la documentación , es conveniente agrupar Ciertos documentos para evitar la pérdida de información.

Archivo informático de datos

Los sistemas informáticos de Archivo poseen de búsqueda muy poderosos que permiten obtener información Valiosa para la empresa de forma más rápida y fácil que utilizando documentos Físicos. El archivo en formato papel obliga a un análisis presencial de La documentación. , es necesario diferenciar entre :
archivo Informático de documentos : mediante un ordenador una empresa es capaz De guardar gran cantidad de datos en archivos y carpetas. Sistemas de gestión de datos : una empresa puede Establecer relaciones entre los distintos datos que posee y obtener información Válida para tomar decisiones.

Gestión Informática de las relaciones con los clientes:  CRM :

nace la necesidad de recuperar los vínculos personales con los Clientes , captando y evaluando sus necesidades y carácterísticas. Los Principales objetivos : disponer de toda la información posible sobre los Clientes , tanto para satisfacer sus necesidades como para realizar estudios de Mercado que permitan implementar estrategias comerciales , incrementar la Satisfacción de su clientela y su fidelización. Funcionamiento de un CRM 2 Herramientas :

La data warehouse :

desarrolla Una acumulación histórica de datos  Transaccionales en una gran base de datos.

Una data mining :

consigue Administrar y extraer información útil del data warehouse.

UN CRM SIRVE PARA:

ser + efectivos al interactuar con los clientes Actuales y potenciales , aprovechar el potencial oculto de la base de datos de Los clientes , ayudar en la gestión de las campañas de marketing , incrementar Las ventas y los beneficios empresariales , aumentar la fidelización de los Clientes , incrementar la satisfacción del cliente , reducir los costes de Obtención de nuevos clientes , vender de una manera más eficaz y mejorar la Productividad , identificar a los clientes más rentables , incrementar los márgenes De venta , gracias a la fidelización.

LOPD : ( CON DATOS CONTENIDOS EN DOCUEMNTACIÓN ESCRITA)

crear procedimientos Claros de uso y manipulación de documentación . Establecer un sistema de Archivo protegido con llaves , elaborar un plan de actuación ante accidentes , Nombrar un responsable de seguridad para el archivo físico , establecer Mecanismos que impidan la divulgación de datos , exigir secreto y Confidencialidad a los trabajadores.( PARA DATOS EN SOPORTE ELECTRÓNICO )
realizar copias de seguridad para evitar Pérdidas accidentales de datos , establecer accesos restringidos a equipos Informáticos según niveles de usuario , ocultar ciertos archivos a determinados Perfiles , determinados archivos pueden establecerse como de solo lectura , Instalar en cada equipo informático un antivirus , se podrán establecer Programas de cifrado. ( PARA DATOS Q CONTENGAN INFORMACIÓN DE TIPO PERSONAL)
, utilizan mecanismos q dificultan El acceso a los datos por parte de personal no autorizado , desarrollar un Auditoria de seguridad de datos con una periodicidad no superior a 2 años , Establecer controles tanto en la reproducción de documentos como en la correcta Destrucción de copias.

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